Při náboru zaměstnanců zohledňujeme řadu kvalit uchazeče. Jedná se o tvrdá i měkká kritéria, o schopnosti odborné, jazykové i další.
Pokud však nabíráme člověka na „kancelářskou“ pozici, zajímá nás také jedna otázka ryze pragmatická: Umí ten člověk pracovat s Excelem?

Excel je dnes nutnost

Microsoft Excel je aplikace, bez které se dnes obejde jen malá část profesí, a schopnost jejího zvládnutí je pro řadu pozic zcela klíčová – snad nejvýrazněji se to týká seniorních asistentských pozic, marketingových analytiků nebo středního managementu.

Jedním z důvodů napsání tohoto článku je současná situace, kdy firmy ověřují znalosti zaměstnanců často chaoticky, zdlouhavě a pomocí testů bez přiměřené vypovídací přesnosti.

Alespoň se to tak jeví z mého pohledu člověka, který vyučuje kurzy Excelu a poskytuje analytické služby firmám, ale také připravuje uchazeče na přijímací testy.
Jako omluvu lze snad použít to, že přijímací řízení ve firmách zajišťují často lidé humanitně vzdělaní a zaměření, kteří sami používají Excel a podobné aplikace jen neradi. Na tom, že je to špatně, to ale nic nemění. Jak poznat uchazeče, který Excel zvládá?

Základní pravidla

Zkuste při testování uchazečů a jejich schopností zvládat Excel zvážit následující pravidla.

• Testujte. Uchazeči obvykle nejsou schopni sami sebe správně ohodnotit. Někteří své znalosti nadhodnocují, jiní podhodnocují. Rovněž termíny běžně používané pro označení úrovně jako „středně pokročilý“ nebo „znám základy“ v sobě mohou skrývat prakticky cokoliv.
• Testy mohou a mají být krátké. Schopnosti uchazeče lze dobře identifikovat během patnácti minut, cokoliv nad půl hodiny je mrháním časem všech zúčastněných.
• Vytvořte jasné, nezpochybnitelné zadání. Řada přijímacích testů, které jsem měl možnost vidět, je nejasně formulovaná. Uchazeč pak spíše hádá, co se po něm požaduje, a nemůže se zaměřit na samotné předvedení svých schopností.

Pozor na autorskou slepotu. Je zcela zřejmé, že zadání, které jste napsali vy, je pro vás zřejmé, nemusí ale být srozumitelné uchazeči.

Proto test raději otestujte na kolegovi ještě předtím, než jej použijete v rámci přijímacího řízení.

• Nenavazujte úkoly vzájemně na sebe. Může se stát, že i schopný uchazeč v nějaké části testu selže. Nemělo by ho to však omezovat při plnění dalších úkolů. Pokud na sebe úkoly navazují a splnění jednoho podmiňuje splnění následujícího, je výrazně zvýhodněn uchazeč, který udělá chybu až na konci oproti tomu, kdo pokazí začátek. A to jistě není žádoucí.
• Dobře ověřte, že počítač určený pro testování bez problémů funguje.
  Také k němu připojte myš a vhodnou klávesnici. Vypadá to jako detail, ale některé operátory nebo symboly se na některých noteboocích opravdu těžko hledají a toto hledání může uchazeče paralyzovat při řešení jádra úkolu. Stejně jako třeba nezvyklý touchpad.

Konkrétní obsah testu

Dopředu je třeba vytknout, že každá pozice má své požadavky. To, co uvádím dále, je myslím dobře použitelné pro pozici manažera, který běžně pracuje s daty, účetního nebo kvalifikovanou asistentku. Takže co do testů pro uchazeče zařadit?

• Kontingenční tabulky. Uchazeč musí být schopen rychle vyřešit praktický úkol, který vyžaduje využití řádkových i sloupcových polí, polí hodnot i filtrovacích polí kontingenční tabulky. Kontingenční tabulky jsou dnes jednou z klíčových činností při práci s Excelem a nelze se jim vyhnout.
• Podmínky. Na uchazeče, který neumí používat funkci KDYŽ/IF, není možné klást při zpracovávání dat velké nároky.
• Stejně tak je třeba zbystřit, když uchazeč neumí používat funkci SVYHLEDAT/VLOOKUP. Takový uchazeč bez dodatečného školení nezvládne vyřešit velkou část denních úkolů, které po něm bude zaměstnavatel požadovat.
• Uchazeč musí být schopný zvládat běžné výpočty s procenty (to bývá, dle mé školicí zkušenosti, překvapivě velký problém u mnoha uživatelů Excelu).
• Uchazeč by také neměl příliš váhat při používání absolutních odkazů nebo funkcí SUMIFS a COUNTIFS.

Tato témata zdaleka nepokrývají vše, co lze v Excelu dělat. Pokud však přijmete uchazeče, který je toto vše schopen rychle použít na praktických příkladech, nemusíte se bát, že by měl s tabulkami problém.

Co není třeba testovat

Je zde však také řada postupů, které v zásadě nemá cenu testovat (nemáte-li k tomu zvláštní důvod). Používají se jen výjimečně nebo jsou dnes již zastaralé a jejich znalost nebo neznalost téměř o ničem nesvědčí.
Namátkou jsou to (přiznávám, výběr je do jisté míry subjektivní):

• Souhrny
• Scénáře
• Zaokrouhlovací funkce
• Kukátko
• Pojmenované oblasti
• Finanční funkce

Když je do testu nezařadíte, neměla by tím klesnout vypovídací schopnost test.
Rovněž radím neurážet schopné uchazeče o pozice, kde je Excel důležitý, otázkami na rámečky, barvičky, sčítání nebo průměrování. Nejsme v roce 1997, kdy zvládnutí těchto bodů odlišovalo schopné uchazeče od těch méně schopných :).
Autor: Jiří Beran

www stránky autora: vyuka-excelu.cz a excelentnitriky.com