Šikovné nástroje pro plánování pohovorů

Plánování pohovorů s kandidáty stojí spoustu času. Jistě znáte ten e-mailový ping-pong, kdy si posíláte sem a tam návrhy termínů, přebookování a podobně. Podle statistik může domlouvání pohovorů zabrat až hodinu čistého času na jednoho kandidáta. Za rok to jsou obrovská čísla.

Podíváme se na několik nástrojů, které mohou tuhle zbytečnou administrativní činnost odstranit a zároveň zlepšit zážitek kandidáta.

Calendly

Calendly napojíte na váš kalendář a pak stačí kandidátovi jen poslat link do mailu. Po jeho rozliknutí uvidí vaše volné termíny a vybere si ten, který se mu hodí. Schůzka se následně zarezervuje v jeho i ve vašem kalendáři. Jak jednoduché !

Calendly je v základní verzi zdarma a umožňuje jednoduché nastavení, jako například přidat svojí fotku a kontakty, vybrat si od kolika do kolika chcete mít denně otevřené bloky pro pohovory, jaká má být délka pohovorů a podobně.

Mám připravenou šablonu, kterou posílám kandidátům, kteří postoupí do prvního kola. Poděkuji jim za CV, pozvu je na schůzku a přiložím link pro bookování. O nic dalšího se už nestarám a ve chvíli, kdy si kandidát vybere termín, dostanu upozornění. Je opravdu neskutečné, kolik taková jednoduchá aplikace umí ušetřit času.

Podmínkou pochopitelně je, že máte stále aktualizovaný kalendář. Také je třeba používat kalendář, který umožňuje sdílení, to znamená Google, Outlook, Office 365 nebo iCloud.

Podobné nástroje jako Calendly jsou například Assistant.to nebo Youcanbook.me. Zde najdete jejich kompletní přehled.
Osobně používám Calendly nejenom pro pohovory, ale pro běžné schůzky s lidmi, kteří nemají přístup do firemního kalendáře.

Určité možnosti nabízí i přímo Google kalendář, kde si můžete nastavit volné sloty pro schůzky a ty pak sdílet s lidmi, kteří si vybírají termíny, které se jim hodí. Zde je návod, jak na to.

Mixmax

Calendly je skvělé na bookování první schůzky nebo telefonátu, kde je jenom kandidát a recruiter. Pokud se ale posuneme dál, a je třeba domlouvat pohovor s hiring manažerem, nebo s více lidmi z týmu, je třeba nasadit něco účinějšího.

Mixmax je mocný emailový nástroj, který podrobněji představím příště, a vedle mnoha funkcí umožňuje efektivní bookování schůzek. Můžete si otevřít kalendáře kolegů, vybrat termíny, kdy mají všichni volno, a jednoduše je poslat kandidátovi. Ten si vybere termín a schůzka se přidá všem do kalendáře.

Opět je to obrovská úspora času jak pro vás, tak i pro kandidáty. Kandidáti potvrzují schůzky prakticky obratem, takže se i zkracuje délka celého náborového procesu.

Vedle toho má Mixmax ještě pár dalších sympatických funkcí. Můžete si například nastavit šablonu e-mailu, která se kandidátům pošle x hodin před schůzkou. V e-mailu může být připomenutí schůzky, jak se dostat do kanceláře, kde se dá zaparkovat apod.

Mixmax je placený nástroj, který stojí v nejvyšší verzi 99 dolarů měsíčně na uživatele. Stačí, když ho mají pouze recruiteři, nemusí ho mít všichni, kterým se domlouvají schůzky. Vzhledem k tomu, že Mixmax používáme pro plno dalších věcí, považuji cenu za celkem příznivou.

Good time

Na trhu existuje několik robustních systémů, které jsou přímo vyvinuté pro organizování interview ve velkých firmách, kde kandidát v jednom dni absolvuje několik pohovorů s různými lidmi. Domluvit všechny schůzky je velmi náročné a tyto systémy dle volných časových dispozic a různých interních pravidel sestavují časové plány pohovorů. Ceny ale začínají na stovkách dolarů měsíčně.

Jedním z nejlepších je Good time, který používají například v Airbnb. Další podobné systémy jsou My Ally nebo Reschedge.

Amy Ingram

Pro bookování schůzek můžete použít i virtuální asistentku, která má schopnosti emailového chatbota. Amy Ingram od firmy x.ai funguje podobně jako lidská asistentka, domlouvá za vás termíny schůzek a řídí váš kalendář.

Když si chcete s někým domluvit schůzku, jednoduše přidáte Amy Ingram do kopie emailu a připíšete něco ve stylu

“Amy, domluv nám prosím hodinovou schůzku na příští týden.”

Amy Ingram se už o zbytek postará. Podívá se do kalendáře, kdy máte volno, a napíše druhé straně:

„Dobrý den, jsem Amy, virtuální astitentka, Matěj má čas příští středu v deset a v jedenáct a nebo ve čtvrtek ve tři.”

Konverzace pak může dál pokračovat potvrzením, žádostí o jiné termíny apod., ale to všechno už řeší Amy, která vám pak domluvený čas potvrdí v kalendáři.

Amy Ingram můžete vyzkoušet na 14 dní zdarma. Je to zajímavý nástroj (i když Calendly je praktičtější), který ukazuje směr, kam se tyto systémy budou vyvíjet.

Integrace s ATS

Kvalitní nástroje pro správu kandidátů mají v sobě nějakou funkcionalitu ohledně plánování pohovorů již zabudovanou. Nejčastěji se jedná o:

  • Posílání pozvánek přímo ze systému
  • Možnost vidět volné termíny ostatních pohovorujících
  • Nabídnout kandidátovi několik volných termínů
  • Vidět u každého kandidáta domluvené termíny pohovorů

Image result for google hire scheduling

Asi nejlepší řešení nabízí Google Hire, který je zcela integrovaný s Google kalendářem a bookování pohovorů je tak velmi přirozené a efektivní.

Závěr

Domlouvání termínů pohovorů je administrativní aktivita, která jen zabírá čas pro něco smysluplnějšího. Rozhodně doporučuji hned zavést nějaký ze zmiňovaných systémů. Pro začátek stačí bezplatné Calendly, díky kterému hned ušetříte několik hodin týdně. Tyto a mnoho dalších šikovných nástrojů probíráme na školení Digitální Recruitment.