Průvodce elektronickým podpisem v HR

Víte, jaké HR dokumenty je možné bez obav podepsat elektronicky, a které vyžadují vlastnoruční  podpis? Znáte různé formy elektronického podpisu a nástroje, které vám pomůžou s podepisováním i se správou dokumentů? V podmínkách home-officů a zavřených kanceláří je využívání elektronického podpisu obrovskou výhodou.

Co je elektronický podpis

Český právní řád umožňuje jednat jakkoliv, pokud není výslovně uvedeno, že je třeba jednat písemně nebo písemně s úředně ověřenými  podpisy. Většinu dokumentů, které si mezi sebou firma a zaměstnanci vyměňují, je možné potvrzovat elektronicky.

Elektronický podpis nemá jednu danou podobu. V nejjednodušší formě to je vyjádření souhlasu e-mailem nebo připojení nascanovaného podpisu ke smlouvě. Pokročilejší je využití e-signature aplikace a nejsilnější formou je certifikát vydaný certifikační autoritou.

Každá forma má ale jinou právní sílu a průkaznost, a je třeba ji využít k odpovídajícímu právnímu úkonu. Formy elektronického podpisu se řídí ustanoveními nařízení Evropské Unie známého jako eIDAS.

Formy elektronického podpisu

1) Jednoduchý podpis

Jednoduchý podpis jsou jakákoliv data připojená k dokumentu, která jsou zamýšlena jako podpis. Může to být například jméno a příjmení na konci e-mailu nebo oscanovaný podpis připojený k dokumentu. V případě e-mailu je průkaznější, pokud identifikaci podepisujícího může potvrdit formát emailu, například jmeno.prijmeni@firma.cz. E-mail zaslaný z adresy vlkodlak28@seznam.cz takovou průkaznost nemá.

Pokud dostaneme potvrzení z firemního emailu zaměstnance, ke kterému má přístup jen on sám, jedná se o dostatečnou formu v případě méně důležitých jednání, například potvrzení účasti na školení, převzetí pracovních pomůcek, seznámení s dokumentem nebo aktualizaci osobních údajů apod.

Další možností je potvrzení v systému. Pokud máte HR systém, do kterého má svůj osobní zaheslovaný přístup každý zaměstnanec, může v systému provést úkon (například potvrzení seznámení se směrnicemi), o kterém pak existuje dohledatelný záznam.

Stejně tak v případě e-learningu. Potvrzení o absolvování školení může být uložené elektronicky v systému, a není třeba fyzicky podepisovat prezenční listinu nebo doklad o absolvování školení.

“Prakticky všechna školení BOZP vyžadují podpis dokumentace zaměstnancem. Zákon však nevyžaduje nutně vlastnoruční podpis. Je tedy možné provést školení on-line a zajistit podpisy elektronicky, ačkoli vlastnoruční podpis bude průkaznější při možných kontrolách než ten jednoduchý elektronický. Je tedy obvyklé, že i u školení on-line se následně sbírají vlastnoruční podpisy zaměstnanců a já bych to pro klid zaměstnavatelů doporučil,” uvádí Mgr. Ondřej Hanák z advokátní kanceláře KROUPAHELÁN.

Mgr. Ondřej Hanák z AK KROUPAHELÁN

“Zejména školení požární ochrany nebo pro konkrétní specializované pozice ve výrobě bych doporučoval vzhledem k jejich povaze stále pořádat fyzicky, a tedy logicky i podepisovat vlastnoručně,” dodává.

2) Zaručený podpis

Jedná se o vyšší stupeň ochrany, který poskytují specializované aplikace pro e-signature, například iSmlouva nebo DocuSign. Ty zaručují několik funkcí:

  • Podepsaný dokument je zajištěn elektronickou pečetí a nelze jej zpětně měnit.
  • Součástí dokumentu je identifikace podepsaných (celé jméno, email, někdy i telefon).
  • Součástí dokumentu je elektronická stopa (IP adresa, čas vytvoření, odeslání a podepsání).

Ve zmiňovaných aplikacích uživatel nahraje dokument k podepsání, zadá identifikaci podepisujících stran, v dokumentu vyznačí pole pro podepsání, pošle a čeká, až se mu podepsaná smlouva vrátí zpět. Výhodou pro podepisující zaměstnance je, že nemusí mít žádný účet v aplikaci, aby mohli podepisovat. Elektronický podpis můžete jednoduše vyzkoušet zde.

Podepisující nakreslí svůj podpis myší nebo prstem na mobilu a výsledek občas připomíná čmáranici spíš než podpis dospělého člověk. Není to problém? 

“Může to působit zvláštně, ale ta samotná čmáranice není ani tak důležitá. Zásadní jsou data, která se v průběhu podpisu vytvoří, ona elektronická stopa uvedená výše. Ta zajišťuje průkaznost,” vysvětluje Ondřej Hanák z KROUPAHELÁN.

3) Uznávaný podpis

Nejsilnější formu podpisu zajišťuje kvalifikovaný certifikát vydaný certifikační autoritou, který může být uložený na USB tokenu nebo čipové kartě. Tento typ se nazývá „Uznávaný podpis“ a jedná se o velmi silnou, ale poměrně nepraktickou formu elektronického podpisu. Proto také není příliš rozšířený.

Kdy je uznávaný podpis vlastně potřeba?

“Uznávaný podpis na straně zaměstnavatele i zaměstnance je potřeba, pokud se daný dokument týká vzniku, změny nebo zániku pracovního poměru. Tedy například u pracovní smlouvy, dohod DPP/DPČ, výpovědi nebo dohody o ukončení pracovního poměru. Totéž platí pro mzdový výměr.“

„Vzhledem k tomu, že zaměstnanci obvykle uznávaný podpis nemají a zákoník práce stanovuje další přísné podmínky (zaměstnanec musí předem souhlasit s doručením elektronicky a potvrdit doručení do 3 dnů), doporučuji tyto dokumenty podepisovat stále vlastnoručně,” uvádí Ondřej Hanák. 

“Řešením však může být elektronicky podepisovat ve chvíli, kdy jsou zaměstnavatel a zaměstnanec fyzicky přítomni, třeba na tabletu, a následně to zaměstnanci vytisknout. Zároveň se chystá novela zákoníku práce, která by měla zjednodušit podepisování dokumentů při vzniku a změně pracovního poměru. U výpovědí se toho ale asi nedočkáme, tam jsou zaměstnanci hodně chráněni.”

Typy dokumentů a vhodný způsob podepsání

Následující dokumenty mohou být podepsány elektronicky jednoduchým podpisem:

  • Potvrzení o zdanitelných příjmech
  • Potvrzení o čísle bankovního účtu
  • Souhlas se zpracováním osobních údajů
  • Dohoda o užívání služebního vozidla
  • Převzetí pracovních pomůcek
  • Seznámení zaměstnance s předpisy
  • Prezenční listiny na školeních
  • Souhlas se srážkou ze mzdy
  • Zápočtový list
  • Oznámení o překážkách na straně zaměstnavatele
  • Rozhodnutí o náhradě škody 
  • Dohoda o hmotné odpovědnosti
  • Dohoda o mlčenlivosti
  • Objednávky
  • Rámcová smlouva

Dokumenty, které se musí podepsat vlastnoručně a doručit zaměstnanci, anebo poslat elektronicky s uznávaným podpisem a získat do 3 dnů od odeslání potvrzení od zaměstnance podepsané uznávaným podpisem:

  • Pracovní smlouva a dodatky k ní
  • Dohoda DPP/DPČ, včetně jejích změn a ukončení
  • Mzdový výměr
  • Rozhodnutí o převedení či přeložení na jinou práci
  • Záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce
  • Elektronický list důchodového pojištění (zákon vyžaduje razítko zaměstnavatele)
  • Souhlas s převedením na jinou práci
  • Souhlas s dočasným přidělením

Dokumenty, které není doporučeno podepisovat elektronicky:

  • Dohoda o ukončení pracovního poměru
  • Výpověď
  • Vytýkací dopis

“Pokud se nějaký dokument týká vzniku, změny nebo zániku pracovního poměru zaměstnance, zákon vyžaduje vlastnoruční nebo uznávaný podpis. Pokud podepíšete třeba jednoduchým elektronickým podpisem návrh pracovní smlouvy a pošlete ho zaměstnanci, pracovní smlouva nebyla platně doručena a tedy ani uzavřena písemně. Hrozí pokuta od inspekce práce, horní hranice je až 10 milionů korun,“ varuje Ondřej Hanák.

Výběr vhodné aplikace

Pokud se rozhodnete jít cestou elektronického podpisu, nejlepší bude sáhnout po některé ze specializovaných aplikací, kterých je na trhu celá řada. Z českých je nejrozšířenější iSmlouva, na globálním trhu kraluje DocuSign. Neexistuje jedno ideální řešení, ale záleží na tom, jak budete aplikaci používat.

Budete aplikaci používat v ČR nebo i v zahraničí?

Nejde jen o jazykové mutace softwaru, ale o adaptaci na některá lokální specifika.

České úřady by měli příjimat elektronicky podepsané dokumenty v pdf, ale ne vždy to tak je. Úředníci mohou požadovat papírovou podobu a v takovém případě je nejlepší využít Czechpoint, který má funkci pro konverzi elektronicky podepsaných dokumentů do listinné podoby. https://www.czechpoint.cz/uschovna/.

Konverze dokumentů podepsaných iSmlouvu je zpravidla bez problémů, zatímco dokumenty podepsané přes zahraniční software mívají problémy.

Jak chcete aplikaci napojit na vaše další systémy?

DocuSign má množství připravených integrací na běžné globální appky typu GoogleDrive, Dropbox nebo Sharepoint, ale nebude vám připravovat propojení na míru. Pokud využíváte lokální HR systém a chcete si zajistit dobré propojení s aplikací pro elektronický podpis, je lepší využít české řešení.

Ideální příklad je, pokud si v HR systému vygenerujete za šablony dokument a jednoduše na pár kliků ho zašlete k podpisu a podepsaný dokument se uloží do vašeho archivu.

Úpravy a customizace

Výhodou lokálních dodavetelů je větší flexibilita a možnost připravit vám na míru úpravy, které potřebujete (např. napojení na vaše existující IT systémy). Oproti tomu globální řešení je perfektně odzkoušené a vyladěné na ty nejběžnější úkony.

Cena

Pokud srovnáme zmiňovaný DocuSign a iSmlouvu, české řešení vychází cca 2x až 4x levněji podle zvolených funkcionalit. Vždy je ale třeba detailně prozkoumat cenový rozpad. Cenu ovlivňuje počet uživatelů, limit poslaných dokumentů, API, integrace a další funkce.

Rizika spojená s elektronickým podpisem

Jsou časté případy, kdy se elektronický podpis rozporuje? 

“Případy rozporování platnosti podpisu nejsou příliš časté, avšak to i proto, že zatím elektronický podpis v HR vztazích není moc používaný. Dovedu si představit zejména zaměstnance, který se nebude ochoten smířit s výpovědí a bude napadat elektronický podpis / způsob doručení. Tam hrozí, že v případě neplatnosti výpovědi musí zaměstnavatel uhradit zaměstnanci mzdu třeba za celou dobu trvání soudního sporu o její platnost,” uzavírá Ondřej Hanák.