Jak připravit perfektní onboarding pro nováčky: nástroje, tipy, příklady, ukázky.

Onboarding, New Hire Orientation, Adaptační program

Téma, které úzce souvisí s náborem, je on-boarding, nebo-li adaptační program. Je prokázané, že kvalita adaptačního procesu má dopad na spokojenost, motivaci a stabilizaci nových zaměstnanců.

Adaptaci je možné pojmout velmi široce, jako proces trvající až jeden rok a zahrnující různá školení, on the job development, stáže a podobně.

Pre-onboarding

Onboarding nového zaměstnance začíná v momentě, kdy akceptoval nabídku. Častou chybou je, že pak nastane dvouměsíční vakuum, a firma se kandidátovi ozve až těsně před nástupem.

Člověk, který přijme novou práci, je zpravidla hodně natěšený a tuto motivaci je dobré udržet a začít ho na nástup pomalu připravovat. Navíc ho pořád nemáte „jistého“. Původní zaměstnavatel jej může přilákat zpět, a nebo se objeví firma s lepší nabídkou. A vás pak týden před nástupem čeká nepříjemné překvapení.

Co do pre-onboardingu zařadit

• HR co nejdříve zašle kontaktní osobu pro onboarding a časový plán. Příklad úvodního emailu.
• Budoucí manažer by měl čas od času nováčka kontaktovat, ujistit ho jak se na něj tým těší a ověřit si, že vše je OK.
• Pozvat na firemní akci, týmový oběd nebo jinou neformální aktivitu.
• Zaslat seznam tipů a doporučených zdrojů k prostudování.
• V případě většího HR oddělení dobře nastavit, kdy končí práce náboru a přebírá ji člověk zodpovědný za onboarding.

Komunikaci lze zvládnout po mailu, nebo pomocí připravených šablon. Sofistikovanější personální systémy nabízejí onboarding modul, který nováčka celým procesem provede.

Sběr osobních údajů

Pro přípravu smluv, přístupů a dalších formalit potřebujete posbírat od kandidátů množství údajů. Posílat si osobní údaje a čísla bankovních účtů po mailu není moc šťastné z hlediska efektivity i GDPR.

Robustnější personální systémy umí vytvořit online formulář, který se nováčkům zašle a vyplněná data se rovnou propíší do systému. Pokud takovou možnost nemáte, můžete použít nástroje typu Google Forms nebo MS Forms, kde si dotazník jednoduše naklikáte.

Před nástupem

V den nástupu a bezprostředně po něm je člověk zahlcen novými informacemi a schopnost vše vstřebat je omezená. Proto je dobré informace dávkovat a některé předat už před nástupem. Využijme toho, že poslední dny ve staré práci jsou trošku volnější, takže je čas se s informacemi seznámit.

Můžeme poslat firemní brožuru, časopis, informace o firmě, dokumenty k vyplnění, organizační strukturu firmy a další. Je vhodné zaslat pěkný uvítací dopis, kde nováčkovi povíme, jak moc se na něj těšíme a co ho bude v prvních dnech čekat. Můžeme dopis poslat e-mailem a nebo jej vyvěsit na firemním blogu, jak v tomto případě.

To jistě působí lépe než zpráva ve stylu: dne 1/3 se dostavte v 9:00 na recepci. S pozdravem, Nováková.

Jako odstrašující příklad vidím tento materiál. Vyplň formulář do 24 hodin, první den tě čeká test na drogy, sejmutí otisků prstů… Takhle nějak si představuji nástup k výkonu trestu.

Přivítání

Na recepci musí někdo zaměstnance vyzvednout, recepční je informována o nových nástupech, jsou připravené ID karty. Pokud je ve vstupních prostorách LCD obrazovka, může na ní běžet smyčka s přivítáním, se jmény a fotkami nových zaměstnanců…

Pokud chcete něco extra, mohou zaměstnanci nováčkům na přivítanou zatančit Gangnam style:

Uvítací balíček

Není nic otravnějšího než nastoupit do práce a nemít zapojený počítač, doptávat se IT, zdědit špinavé a nevyklizené šuplíky… První level je mít připravený stůl s funkční IT technikou. Druhý level je mít na stole drobné firemnní dárečky. Nejvíce bodů získáte za cokoliv osobního: uvítací kartička, jmenovka, hrníček se jménem…

Nováčci se příjemným přivítáním rádi pochlubí na sociálních sítích. Tyto příspěvky dostávají velké množství lajků a pro firmu to je nejlepší možná reklama.

Tip: Pěkné firemní tričko nebo ponožky určitě nic nezkazí, ale zkuste zapřemýšlet, co bude nejlépe reprezentovat vaší firmu a její kulturu. Možná najdete něco originálnějšího.

Tip2: V případě online onboardingu je možné připravit balíček na recepci a předat ho spolu s IT technikou a nebo poslat zaměstnanci kurýrem. Fyzické dárky je možné nahradit voucherem.

Orientace

Bloudit po chodbách, hledat kuchyňku a nesměle se ptát cizích lidí jestli to kafe v dóze je erár nebo soukromé, není moc příjemné.

Nejpoužívanější řešení je buddy – kámoš, kolega, který má za úkol ukázat všechny praktické věci od toalety, kopírky, až po kuchyňku a objednávání kancelářských potřeb. První den v práci vezme zaměstnance s kolegy na oběd, po práci na pivo apod. Na buddyho se člověk může obracet s praktickými dotazy, kterými nechce obtěžovat svého šéfa.

Buddy musí být dobře seznámen se svým úkolem a svojí rolí. dobré je udělat mu krátký manuálek.

Příklad manuálu pro buddyho.

Článek s více informacemi na téma Buddy.

Představení nováčka ve firmě

Pošlete nováčkovi před nástupem krátký dotazníček a vyžádejte si foto. To vám umožní v den nástupu připravit krátký profil a sdílet ho ve firemních kanálech, například speciální kanál #newcommers ve Slacku, Teams nebo rozeslat e-mailem.

Donutit nového zaměstnance natočit o sobě video není úplně pro každého, ale efekt je skvělý. Záleží na firemní kultuře. V STRV nováčci točili videa do interního Instagramového účtu. Stačí jen namířit mobil.

Tip: Další nápady pro využití Instagramu ve firemní komunikaci si přečtěte v tomto článku.

Neformální setkání. Mnoho firem v rámci onboardingu organizuje oběd, snídani, večeři, popracovní drink, brabecue na střešní terase s kolegy, s vedením, s dalšími nováčky apod.

V době, kdy je vše remote, je možné udělat online drink nebo si zahrát online hru. Všechno nemusí nutně organizovat HR, stačí dát manažerům a team leaderům budget.

Wikipedie pro nové zaměstnance

Nováčkům při onboardingu obrovsky pomůže, když mohou všechny informace najít na jednom místě. Pokud máte soubory a vědomosti rozstrkané různě po sdílených discích, těžko k nim nováčci najdou cestu.

V případě, že má vaše firma intranetové řešení, můžete udělat speciální stránku pro nováčky, kde jsou linky na všechny důležité dokumenty. K tomu se dobře hodí například Microsoft Sharepoint.

Pro onboarding nováčků skvělé poslouží interní znalostní báze nebo-li wikipedie, kde firmy shraňují důležité procesy, informace a dokumenty. Doporučuji aplikace Notion, Slab nebo Confluence.

Průvodce pro nováčky můžete samozřejmě sepsat i ve Wordu nebo Googlce Docs, ale výše zmiňované aplikace vám umožní obsah lépe strukturovat, vyhledávat a udržovat aktuální.

Tip: při tvorbě návodů (např. jak se přihlásit do firemních aplikací) můžete nahrát obrazovku a uložit krátké video jako gif.

Vedení firmy

Je fajn, aby nováčci přišli nějaký způsobem do kontaktu s vedením firmy. Netvrdím, že zrovna to bude mít zásadní vliv na spokojenost nováčků, ale alespoň si mohou ke jménu ředitele či CEO přiřadit konkrétní obličej a většinou ocení, že si na ně našel chvilku času.

Zdravice od vedení firmy může mít několik podob, záleží zejména na velikosti a kultuře firmy:

Osobní kontakt. CEO se může zastavit na vstupním školení a pozdravit nováčky.

Video. Krátká zdravice od CEO, trocha vysvětlení cílů firmy a očekávání.

Ve firmě Atlassian oba zakladatelé vysvětlují historii, misi a kulturu firmy.

https://youtu.be/zso6jskUaS8

Pokud vám to čas, peníze nebo jiné okolnosti neumožňují, stačí alespoň e-mail.

Školení

Dáme novému zaměstnanci pod nos štos směrnic, necháme ho podepsat, že byl seznámený a máme po práci? Ano, to je to nejjednodušší co může personalista udělat. A myslíme si, že směrnici četl, že jí rozumněl a nebo dokonce, že se podle ní bude chovat? Opravdu?

Prezentace je všechno. Vzpomínám si na pár dobrých školení. Skvělý prezentátor, který si vybere pár podstatných věcí a perfektně je prodá. Například mistr, který do nezáživného představení směrnice BOZP vloží pár vtipných historek o uříznutých rukách.

I po pár letech si vzpomínám na vstupní školení o ochraně důvěrných skutečností: „Mně je jedno, když se v práci kouknete na internet, přečtete si zprávy, nebo pošlete pár soukromých emailů, protože já to děláme také. Ale jestli odešlete firemní know-how, tak si buďte jistí, že si vás najdu.“ Všichni to pochopili.

Úkolem HR je pohlídat kvalitu prezentací, poradit, proškolit přednášející, zajistit, že školení má šmrnc a šťávu.

Tip: Přidejte do prezentace kvíz, soutěže nebo tipovačky. Hledejte způsoby, jak rozbít monolog přednášejícího a udržet pozornost posluchačů.

CheckList

Je dobré vytvořit checklist, který pomůže nadřízenému odkontrolovat, s čím vším má nového zaměstnance seznámit.

V jedné výrobní firmě jsem viděl trošku přísnější verzi, kdy checklist dostane nováček a každá osoba, která má v jeho adaptačním procesu nějakou roli, se mu podepíše po splnění příslušného úkolu. Například: A) Mistr mě seznámil s pracovním místem a podpis mistra. B) Požární hlídka mě informovala, co dělat při evakuaci a podpis hlídky. Nováček měl na konci adaptačního procesu za úkol odevzdat checklist se všemi podpisy na HR. Byla to několikanásobná kontrola, aby si nadřízený nemohl jen formálně odškrtat, že všechno proběhlo.

Handbook – příručka

Součástí onboardingu může být přiručka nového zaměstnance, kde jsou sepsané všechny důležité a praktické informace. Využití má zejména ve výrobních firmách, kde všichni zaměstnanci nemají přístup do firemní sítě. Dal bych si ale pozor na náklady a možnost levné a jednoduché aktualizace.

Zajímavou variatnou je tzv. culturebook, který komunikuje ducha, hodnoty, kulturu a vizi firmy. Asi nejdále je v tomto firma IRESOFT vydávající každý rok svůj parádní IREBOOK.

Gamifikace

Některé firmy šly tak daleko, že vyvinuly hry, při jejichž hraní se člověk seznámí s chodem firmy. Siemens používal hru Plantville, aby přiblížil zaměstnancům chod elektrárny.

GE Healthcare měla zase hru Patient Shuflle, která přiblížila fungování nemocnice a Sun Microsystems vyvinul adventure hru, kterou nahradil on-boarding program. Zavedení gamifikace údajně snížilo náklady a zvýšilo angažovanost o 50%.

Více informací na téma gamifikace.

Jazyk a tón komunikace

Určitě vám někdy přišel uvítací e-mail po té, co jste se zaregistrovali do nové internetové služby. Asi vám chodí i nějaké newslettery internetových obchodů, které používáte…

Co mají společné? Většinou je to velmi přátelská, přívětivá, milá komunikace. Ve světě marketingu experti vědí, jak pracovat se zákazníkem, jak s ním mluvit, abychom v něm vyvolali požadované emoce a chování. Více zde.

Perfektně vyladěnou komunikaci má v Čechách například internetový obchod Zoot. Jejich e-maily jsou tak skvěle napsané, že prostě mám chuť je číst.

Věřím, že HR se musí inspirovat ve světě obchodu a marketingu a podle toho nastavit své komunikační metody. Zařadit do slovníku pojmy jako: content marketing, CRM, user experience apod.

Automatizace

Proces onboardingu vyžaduje poměrně dost úkonů a komunikace, které musí být správně načasovány. Proto je třeba si celý proces popsat ve formě workflow, co, kdo, kdy, komu, sekvence kroků…

Protože se jedná o proces, který se každý měsíc opakuje, je třeba zajistit maximální efektivitu a automatizaci.

Většina personálních nebo ATS systémů má modul pro onboarding zaměstnanců. Za všechny mohu zmínit Taleo, byť s jeho modulem nemám osobní zkušenost.

Pro inspiraci můžeme opět sáhnout do světa marketingu. Proces, kdy nějaká služba získá nového zákazníka a snaží se ho adaptovat, vtáhnout, se také nazývá onboarding. Používá dost podobné metody: uvítací emaily a videa, webináře, videa, tipy a návody pro užívání služby, blog, dotazník spokojenosti. Více zde.

Existují nejrůznější nástroje pro CRM (customer relationship management) a některé jsou extrémně sofistikované. Pro účely HR, ale mohou posloužit jednoduché nástroje pro automatizaci e-mailové komunikace. Nejznámější je MailChimp, v Čechách mám výbornou zkušenost se službou Clipsan. Obě jsou v základní verzi zdarma.

Tyto programy umožňují nastavování různých e-mailových automatů, které rozesílají zprávy po uplynutí určitého času nebo na základě určité akce.

Myslím, že to skýtá obrovské možnosti v onboardingu. Naprogramuji sekvenci e-mailů, napíši zprávy a pak jen každý měsíc zadám nováčky a spustím. Zpráva týden před nástupem „už se na tebe těšíme“, zpráva v den nástupu „tady jsou linky na důležité dokumenty“, měsíc po nástupu „jak se ti tu líbí, vyplň krátký dotazníček“. O nic se nestarám a proces jede…

Ostatní

Limity onboardingu jsou prakticky neomezené a mnoho věcí se do článku nevešlo. Níže ještě pár postřehů a best practices:

Peníze za odchod

Svérázný přístup má internetový obchod Zappos, který nabízí každému zaměstnanci na konci čtyř týdenního onboardingového programu prémii 2000 dolarů, pokud sám odejde. Jinými slovy, pokud si nejsi jistý naší kulturou a toho že sem zapadneš, tak vem peníze a raději odejdi. Prý to vezmou dvě až tři procenta nováčků.Velikost skupiny

L’Oreal fit

Adaptační program kosmetického gigantu zahrnuje: Školení a skupinové diskuse, Setkání s klíčovými osobami z firmy, „On the job learning“ podporovaný liniovým managementem, Individuální mentoring ze strany HR, Seznámení se s produkty firmy

Skvělé články o onboardingu

Míša Tumpachová píše o nastavení onboardingu ve firmě Loono.

Tereza Macháčková a onboarding v productboardu.

Jirka Malý popisuje onboarding v MoroSystems.