Přímé oslovení kandidátů e-mailem je důležitým náborovým nástrojem. Přečtěte si, jak zvýšit procento odpovědí až o 50 %, a získat tak daleko více kandidátů.
Co to je reply rate?
Kancelářský zaměstnanec dostává v průměru několik desítek emailů denně. O jeho pozornost usilují nejen kolegové a šéfové, ale různé e-shopy, newslettery, nabídky a samozřejmě také recruiteři. Ve vysoce konkurenčním prostředí, jako je třeba IT, dostávají kandidáti několik nabídek týdně.
Každý recruiter, který e-mailing používá, bojuje s metrikou “reply rate”, tedy na kolik procent jeho e-mailů kandidáti odpoví. Je těžké říct, jaká reply rate je v pořádku, ale cokoliv pod 10 % znamená, že vaše e-maily nestojí drtivé většině lidí ani za odpověď a je třeba se zamyslet, co to vlastně posíláte. Naopak reply rate přes 50 % si zaslouží pochvalu.
Lidi nečtou emaily
Samozřejmě tím nejdůležitějším faktorem pro vysoku reply rate je kvalitní, relevantní, personalizovaný a dobře zacílený e-mail. Ale ani to nemusí být zárukou, že dostanete odpověď. Existuje plno důvodů, proč kandidát na váš e-mail neodpoví:
- E-mail přehlédl v záplavě urgentních pracovních zpráv.
- Odložil si e-mail na později, ale pak na něj zapomněl.
- Přečetl si e-mail v tramvaji na mobilu, kde se mu nechtěla psát odpověď.
- Rád by více informací, ale nechce se mu si psát s recruiterem.
- A nebo má prostě milion důležitějších věcí na práci, než se věnovat vašemu e-mailu.
Řešením, které na první pohled vypadá trochu divoce, je prostě poslat e-mailů víc. Tím ale nemyslím poslat kandidátovi třikrát to samé. Nebo ještě hůře, posílat připomínky ve stylu “stále čekám na vaší odpověď, kdy se ozvete”.
Důležité je pracovat s e-mailem jako s příběhem. Nejprve shromáždit všechny důležité informace, materiály a dokumenty, které jsou k pozici relevantní. Nejde jen o informace k pozici, ale také články na firemním blogu, videa, linky na sociální sítě a podobně. Obsah a sdělení pak můžete rozložit do několika e-mailů ve stylu salámová metoda.
E-mailová sekvence může zjednodušeně vypadat takto:
- e-mail – Představím se a stručně popíšu pozici (tým, projekty, technologie) a co nabízíme.
- e-mail – Pošlu detailnější informace k pozici, například rozhovor se šéfem týmu, detailní představení projektů, open source knihovny.
- e-mail – Přiložím zajímavé informace o firmě, například benefity, video z kanceláří apod.
- e-mail – Rozloučení, toto je poslední email, pokud v budoucnu změníte názor, můžete mi kdykoliv zavolat.
Textace e-mailů na sebe musí nějak logicky navazovat. Používám obraty jako:
“Před dvěma dny jsem vám posílal nabídku a mám pro vás ještě další zajímavé informace…”
Proč salámová metoda funguje?
Otázka může být, proč všechno neposlat jedním e-mailem? Zaprvé by byl e-mail příliš dlouhý. Jak říká Shally Steckerl, expert na sourcing:
“Všechno, co má víc jak 3 odstavce je dopis, a jediný, kdo chce číst tvoje dopisy, je tvoje máma.”
Druhý důvod jsem popisoval výše. S jedním e-mailem máte velkou pravděpodobnost, že se trefíte do nevhodné doby, kdy člověk nemá zrovna chuť odepisovat, anebo e-mail někam zapadne. Když je sdělení rozložené do více e-mailů, stoupá šance na odpověď.
Na obrázku vidíte konkrétní čísla z jedné naší sekvence. Na první email odpovědělo 23% příjemců, ale druhý email přidal ještě 10 % a další 6 %. Tím pádem nám stoupl počet odpovědí z 23% na 36% a to je růst o 60%. Nebýt e-mailové sekvence, tak bychom o tyto odpovědi přišli.
Shally Steckerl posílá až 7 e-mailů, což je v USA v pohodě, ale u nás by to už bylo moc. Jeho statistiky jsou zde:
Jak rozesílat sekvence
Rozesílat sekvence ručně by bylo pracné, a proto existují programy, které to udělají za vás. Fungují tak, že nahrajete e-maily do všech kroků a nastavíte pravidla pro odesílání, například druhý e-mail se odešle tři pracovní dny po prvním apod.
Program hlídá, jestli adresát odpověděl, protože v takovém případě by sekvenci ukončil. E-maily se odesílají pouze pokud adresát nereagoval.
Některé z programů pro odesílání sekvencí:
- Boomerang
- IfNoReply
- Yesware
- Mixmax (detailní představení
programu zde na blogu).
Praktické rady
Sekvence nejsou od toho nahrazovat kvalitu kvantitou. V první řadě je třeba mít kvalitní a releventní obsah a sdělení.
Dávkujte obsah postupně. E-mailová sekvence je jako příběh, který na sebe musí navazovat.
Sledujte statistiky a upravujte e-maily podle jejich úspěšnosti.
Nechávejte mezi e-maily rozestup cca 2 dny. Pokud jsou rozestupy příliš dlouhé, lidi už zapomenou, co jim přišlo předtím.
Experimentujte s časy. Pošlete první email dopoledne, druhý večer apod. Zvýšíte pravděpodobnost, že se alespoň jedním e-mailem trefíte do času, kdy má kandidát náladu odpovídat na e-maily.
Vnímejte situaci na trhu. Například v ČR jsou ajťáci už emaily od recruiterů přehlcení, takže je třeba být velmi opatrný. V jiných oborech nebo na jiných trzích je používání sekvencí v pohodě.