E-mailové sekvence zvýší odpovědi kandidátů až o 50 %.

Přímé oslovení kandidátů e-mailem je důležitým náborovým nástrojem. Přečtěte si, jak zvýšit procento odpovědí až o 50 %, a získat tak daleko více kandidátů.

Co to je reply rate?

Kancelářský zaměstnanec dostává v průměru několik desítek emailů denně. O jeho pozornost usilují nejen kolegové a šéfové, ale různé e-shopy, newslettery, nabídky a samozřejmě také recruiteři. Ve vysoce konkurenčním prostředí, jako je třeba IT, dostávají kandidáti několik nabídek týdně.

Každý recruiter, který e-mailing používá, bojuje s metrikou “reply rate”, tedy na kolik procent jeho e-mailů kandidáti odpoví. Je těžké říct, jaká reply rate je v pořádku, ale cokoliv pod 10 % znamená, že vaše e-maily nestojí drtivé většině lidí ani za odpověď a je třeba se zamyslet, co to vlastně posíláte. Naopak reply rate přes 50 % si zaslouží pochvalu.

Lidi nečtou emaily

Samozřejmě tím nejdůležitějším faktorem pro vysoku reply rate je kvalitní, relevantní, personalizovaný a dobře zacílený e-mail. Ale ani to nemusí být zárukou, že dostanete odpověď. Existuje plno důvodů, proč kandidát na váš e-mail neodpoví:

  • E-mail přehlédl v záplavě urgentních pracovních zpráv.
  • Odložil si e-mail na později, ale pak na něj zapomněl.
  • Přečetl si e-mail v tramvaji na mobilu, kde se mu nechtěla psát odpověď.
  • Rád by více informací, ale nechce se mu si psát s recruiterem.
  • A nebo má prostě milion důležitějších věcí na práci, než se věnovat vašemu e-mailu.

Řešením, které na první pohled vypadá trochu divoce, je prostě poslat e-mailů víc. Tím ale nemyslím poslat kandidátovi třikrát to samé. Nebo ještě hůře, posílat připomínky ve stylu “stále čekám na vaší odpověď, kdy se ozvete”.

Důležité je pracovat s e-mailem jako s příběhem. Nejprve shromáždit všechny důležité informace, materiály a dokumenty, které jsou k pozici relevantní. Nejde jen o informace k pozici, ale také články na firemním blogu, videa, linky na sociální sítě a podobně. Obsah a sdělení pak můžete rozložit do několika e-mailů ve stylu salámová metoda.

Image result for salámová metoda

E-mailová sekvence může zjednodušeně vypadat takto:

  1. e-mail – Představím se a stručně popíšu pozici (tým, projekty, technologie) a co nabízíme.
  2. e-mail – Pošlu detailnější informace k pozici, například rozhovor se šéfem týmu, detailní představení projektů, open source knihovny.
  3. e-mail – Přiložím zajímavé informace o firmě, například benefity, video z kanceláří apod.
  4. e-mail – Rozloučení, toto je poslední email, pokud v budoucnu změníte názor, můžete mi kdykoliv zavolat.

Textace e-mailů na sebe musí nějak logicky navazovat. Používám obraty jako:

“Před dvěma dny jsem vám posílal nabídku a mám pro vás ještě další zajímavé informace…”

Proč salámová metoda funguje?

Otázka může být, proč všechno neposlat jedním e-mailem? Zaprvé by byl e-mail příliš dlouhý. Jak říká Shally Steckerl, expert na sourcing:

“Všechno, co má víc jak 3 odstavce je dopis, a jediný, kdo chce číst tvoje dopisy, je tvoje máma.”

Druhý důvod jsem popisoval výše. S jedním e-mailem máte velkou pravděpodobnost, že se trefíte do nevhodné doby, kdy člověk nemá zrovna chuť odepisovat, anebo e-mail někam zapadne. Když je sdělení rozložené do více e-mailů, stoupá šance na odpověď.

Na obrázku vidíte konkrétní čísla z jedné naší sekvence. Na první email odpovědělo 23% příjemců, ale druhý email přidal ještě 10 % a další 6 %. Tím pádem nám stoupl počet odpovědí z 23% na 36% a to je růst o 60%. Nebýt e-mailové sekvence, tak bychom o tyto odpovědi přišli.

Shally Steckerl posílá až 7 e-mailů, což je v USA v pohodě, ale u nás by to už bylo moc. Jeho statistiky jsou zde:

Jak rozesílat sekvence

Rozesílat sekvence ručně by bylo pracné, a proto existují programy, které to udělají za vás. Fungují tak, že nahrajete e-maily do všech kroků a nastavíte pravidla pro odesílání, například druhý e-mail se odešle tři pracovní dny po prvním apod.

Program hlídá, jestli adresát odpověděl, protože v takovém případě by sekvenci ukončil. E-maily se odesílají pouze pokud adresát nereagoval.

Některé z programů pro odesílání sekvencí:

Praktické rady

Sekvence nejsou od toho nahrazovat kvalitu kvantitou. V první řadě je třeba mít kvalitní a releventní obsah a sdělení.

Dávkujte obsah postupně. E-mailová sekvence je jako příběh, který na sebe musí navazovat.

Sledujte statistiky a upravujte e-maily podle jejich úspěšnosti.

Nechávejte mezi e-maily rozestup cca 2 dny. Pokud jsou rozestupy příliš dlouhé, lidi už zapomenou, co jim přišlo předtím.

Experimentujte s časy. Pošlete první email dopoledne, druhý večer apod. Zvýšíte pravděpodobnost, že se alespoň jedním e-mailem trefíte do času, kdy má kandidát náladu odpovídat na e-maily.

Vnímejte situaci na trhu. Například v ČR jsou ajťáci už emaily od recruiterů přehlcení, takže je třeba být velmi opatrný. V jiných oborech nebo na jiných trzích je používání sekvencí v pohodě.