Jak zvládnout home office

Někdo je na home office jako doma, pro jiné to je nová zkušenost. V každém případě nečekaný přesun firmy do plně virtuálního prostředí vyžaduje změnu způsobu práce. Zde jsou tipy, které vám v tom mohou pomoct.

Pozn: Často zmiňuji Slack, ale podobné principy fungují i pro MS Teams, Facebook Workplace či jiné firemní komunikační nástroje.


⏰ Pracovní doba

Každý nemůže (zejména rodiče školáků) pracovat od 9:00 do 17:00. Tím spíše ostatní v týmu potřebují vědět, kdy s vámi mohou počítat.

Tipy:

  • Každý ráno napíše do týmového Slacku, jak bude přes den k dispozici.

Příklad: Od 7:00 do 9:00, přes den nepravidelně ale jsem online, pak od 19:00 do 21:00

  • Mějte updatovaný kalendář. Časy, kdy nebudete pracovat, vybookujte jako Not available.
  • Nastavte si startovní a cílovou čáru. Tj. čas, kdy začnete pracovat a kdy přestanete včetně sledování mailu, Slacku apod. Není třeba být online 24/7.
  • V práci každý vidí, jestli jste u stolu, nebo ne. Využívejte nastavení statusu ve Slacku, ať ostatní vidí, jestli jste k dispozici. (např. oběd, jsem mimo, babysitting apod.)
  • Slack můžete propojit s Google Kalendářem nebo Outlookem a v době události se váš status automaticky změní na “Meeting”
  • Vaši dostupnost můžete rychle změnit napsáním /active nebo /away do okna pro zprávy.

💬 Komunikace

Až 80 % mezilidské komunikace probíhá neverbálně. Pokyvání hlavou, úsměv, souhlasné gesto… to nám v online komunikaci chybí. Emoji sdělí vaše emoce rychle a efektivně. „Díky“, „Dobrá práce“, „To dáme..“. 😀 😂 👏 👍 🙏💪

Dejte si zejména pozor na ironii nebo sarkasmus. V psané formě a bez kontextu mohou vyznít úplně jinak, než jste zamýšleli.

Používejte reakce na zprávy, například:

✅ – Hotovo

❌ – Nemůžu

🆗 nebo 👀 – Viděl jsem, beru vědomí

Přidávat reakce jde ve Slacku i v Microsoft Teams


Tipy pro Slack:

Aktuální reakce na vaše zprávy můžete vyfiltrovat kliknutím na „@“ v pravém horním rohu.

Objem slackové komunikace v době karantény roste. Pokud nechcete zapomenout na důležitou zprávu, označte jí jako “unread”, aby zůstala zvýrazněná.

  • Klávesová zkratka pro Mac: Option + click na zprávu.
  • Klávesová zkratka pro PC: Alt + click na zprávu

Overcommunicate – přehánějte komunikaci.

Při psané online komunikace nám strašně chybí kontext. Nevíme v jakém je pisatel rozpoložení, v jaké souvislosti nám píše, co dělal předtím, jestli se tváří zoufale nebo vesele. Je riziko, že se špatně pochopíme, působíme arogantně a nebo někoho urazíme.

Proto je třeba všechno vysvětlovat. Přehánějte komunikaci, raději napište víc než méně. Potvrďte si, že druhá strana rozumí.

❌ Špatně: Potřebuju, ať rychle doplníš ten weekly report.

Zpráva může působit direktivně, bez pozdravu a prosby, co to znamená rychle? Ví adresát, jaký report máte namysli?

✅ Dobře: Čau, volal mi Pavel z Microsoftu, potřebuje na odpolední meeting náš výkaz prací (link zde). Prosím doplň ho dneska do 14:00. 🙏 Zvládneš to? Díky 😀

Zpráva obsahuje kontext, proč něco chci, do kdy přesně, jak je to důležité, pozdrav & prosím & děkuji a emoji pro trochu lidských emocí.


🤝 Spolupráce v týmu

https://media.giphy.com/media/VgeGEVTdwzZao/source.gif

Zkoordinovat všechny týmové úkoly je v karanténě těžší. Pomoct může důkladnější trackování úkolů. Založte si týmový slackový kanál (například Marketing_agenda), kam lidé ráno napíší, na čem budou ten den dělat. Např. v 9:00 musí být úkoly napsané a v 9:15 je společný standup přes video. Večer každý napíše krátký status, jak úkoly splnil. (frekvence může vyhovovat každému týmu jinak, například denně, týdně apod.).

Například ve firmě Whereby lidé ráno po přihlášení do týmového chatu napíší: Pozdrav, Odkud pracují (v době karantény to není úplně relevantní 😀😷) a v pár slovech na čem pracují. Vypadá to takto:

Tip:

  • Ve Slacku můžete vytvořit automatizované zprávy, například každé ráno do kanálu automaticky připomenout, že je třeba vyplnit úkoly.
  • Složitější nebo kritická sdělení dělejte přes video, kde jsou vidět vaše emoce a vidíte hned reakce druhé strany.
    • Telefon – pokud potřebuji odpověď či reakci hned.Počítejte s reakčními dobami:
    • Chat (Slack/Teams) – odpovídáme zpravidla hned nebo v řádu hodin.
    • Email – odpovídáme v rámci jednoho dne.
  • Pokud je zpráva urgentní a vyžaduje akci v určitém čase, je třeba to uvést. Nespoléhejte, že druhému to je jasné.

Všechno zdokumentujte

V práci se zeptáte kolegy vedle nebo zaběhnete na sousední oddělení… informace seženete jednoduše a rychle. Doma je přístup k informacím omezený a proto remote firmy kladou velký důraz na správné zdokumentování procesů a správu informací.

Pokud máte v době krize více času, věnujte je zdokumentování postupů, zlepšete strukturu adresářů, nasdílejte relevantní dokumenty na jedno místo, vymažte staré verze…

Tip: Skvělým nástrojem pro firemní wiki je Notion.

Krizi je třeba využít

Dnes je obrovská příležitost zbavit se firemní byrokracie, která se za léta nashromáždila. Popřemýšlejte, co můžete ve vašem týmu zlepšit a zjednodušit.

Say “goodbye, and thank you” to every process, committee, meeting, conference call, and email you don’t need.


🖥 Video hovor

Používat konferenční hovory je na home-office naprostou nutností. Pokud nemáte ve firmě nastavený jeden nástroj, můžete vybírat například z těchto:

Google Hangouts Stačí, aby organizátor měl Google účet, ostatní nemusí. Video probíhá ve webovém prohlížeči a proto není třeba instalace aplikace. Stačí jen poslat účastníkům link.

Skype | Communication tool for free calls and chat Dříve velmi oblíbený, dnes je už spíš na ústupu.

ZOOM Dnes nejoblíbenější profi nástroj pro video konference, online prezentace apod. V základní verzi zdarma. Nekdy bývá problém s instalací aplikace, ale lze jej spouštět i z webového prohlížeče.

GoToMeeting Profesionální nástroj podobný Zoomu.

Vlastní video konferenční nástroje mají komunikační nástroje jako Slack, Teams, Messenger. Všechný nástroje zvládají přenosy až pro desítky lidí.

Tipy

  • Krátké video je efektivnější než emailový ping-pong.
  • Pokud to jde, zapněte kameru. Vizuální kontakt, mimika a reakce dělají komunikaci srozumitelnější a efektivnější.
  • Většině lidí chybí každodenní neformální kontakt. Klidně věnujte první 2 minuty meetingu pokecu o ničem.
  • Virtuální meetingy jsou náročnější než ty reálné a proto je důležitá příprava. Sdílejte s ostatními předem agendu a podklady.
  • Nevadí, když vám do záběru vběhne kočka nebo dítě. Všichni jsme na tom teď stejně.
  • Při video meetingu nedělejte nic dalšího. Pokud si prohlížíte Facebook, většinou je to poznat 😉
  • Pokud je na hovoru množství lidí (5+) a je pravděpodobné, že víc čas budete poslouchat než mluvit, použijte funkci „mute“, kterou ztišíte svůj mikrofon.
  • Některé aplikace (např. Teams) umožňují rozostřit pozadí, ať nemáte špatný pocit z neuklizené skříně. Do Zoomu můžete přidat virtuální pozadí.
  • Seká se vám video call? Vypněte na chvilku obraz. Rychlost vašeho připojení si můžete jednoduše ověřit zde.

„U nás ve firmě jsme připravili školení, jak pracovat se zoomem, sepsali skript video callu a začali dělat obchod i pohovory ve video platformě.“ Klára Viktorová.


🎥 Další použití videa

Potřebujete vysvětlit něco komplikovanějšího nebo odkomunikovat důležitou zprávu? Natočit video vám zabere méně času než napsat několik stránek.

Loom – otevřete si webovou stránku a nahrávejte aktivitu na stránce spolu s vašim komentářem

https://www.loom.com/share/1a774cd648514673a21af33a2cd9b774

YouToube Live – chcete odkomunikovat důležitou zprávu do firmy, nebo udělat online školení? Na YouTube můžete na pár kliků vytvořit veřejnou či soukromou akci a začít vysílat live. Stačí vám jenom mobil.


🗓 Osobní produktivita

V dnešním světě je člověk neustále vyrušován. Notifikace, zprávy, maily, reklama, koronavirus… a na homeofficu se přidává Netflix, děti, zvířata. Práce z domova je na soustředění náročnější než v kanceláři.

https://media.giphy.com/media/cA2S6jVVUg5X2/source.gif

Pár tipů, které mohou pomoct:

  • Důležitý je mentální přechod mezi prací a soukromím. Doporučuje se doma dodržovat drobné rituály, tj. převléknout se do pracovního, vyhradit si místo u stolu jen pro práci apod. Nikdy nepracujte z postele ani v pyžamu.
  • Rozložte si práci podle vašeho denního rytmu. Ráno se možná děti zabaví sami a máte příležitost pro hlubší práci, odpoledne už zvládnete maximálně vyřídit emaily.
  • Když se potřebujete soustředit, pusťte si Do not disturb režim ve Slacku
  • Vypněte notifikace, které vyskakují na vypnutém telefonu, a omezte notifikace na počítači.
  • Zvuková kulisa pomáhá v soustředění. Pusťte si do sluchátek ruch kavárny či šum lesa s aplikacemi Noisli nebo brain.fm.
  • Ukazuje se, že nejefektivnější je rozplánovat práci do 25 min úseků prokládaných 5 minutovými přestávkami. Aplikace Pomodoro pro Google Chrome vám pomůže čas měřit.
  • Aplikace Cold Turkey vám zablokuje vybrané weby na zvolený čas. Ochrání vás před soustavným sledováním koronavirových zpráv.
  • Dohodněte si doma pravidla – např. 45 minut práce, pak se 20 min věnovat dětem, pak se zase zavřít do pokoje a pracovat. Zavřené dveře znamenají „Teď mě prosím opravdu nechte chvíli pracovat“.
  • Tématu osobní produktivity jsme se věnovali i v podcastu Nelidské zdroje.
  • Poslechněte si, jaké tipy má Petr Mára, guru na osobní produktivitu:

😀 Zábava a vztahy

Většina zaměstnanců uvádí, že je v práci drží lidi a dobré vztahy. Co když ale lidi zmizí a zůstane jenom práce?

Vtípky, zábava nebo pokec v kuchyňce fungují v zaměstnání jako sociální lepidlo. Je třeba jej udržovat i na home officu a neřešit jen pracovní záležitosti. Je třeba společně pracovat na dobré atmosféře a udržovat mezilidské vztahy.

  • Ranní káva. Dobrovolné neformální setkání. Kdo má zájem přijde si na chvíli pokecat s ostatními.
  • Soutěž. Vyhlašte ve firmě soutěž, ať lidé sdílí svojí fotku na home officu, domácího mazlíčka nebo výhled z okna.
  • Vylosujte několik dvojic, které si zavolají a společně vypijí kávu, pivo, nebo snědí koblihu. Aplikace Donut pro Slack dělá losování dvojic automaticky.
  • Pokud někdo ze zaměstnanců cvičí jogu nebo fintess, může ostatním kolegům dělat virtuální lekci.

„Každou středu nám kolega vypráví (přes GoTo Meeting) pohádky pro děti, takže aspoň na půl hodinku nám děcka zabaví někdo jiný :)“ Tip od Simony Koszty

  • Tým může rozptýlit i společné hraní online video her.
  • Můžete zaměstnancům poslat každý den kvízovou otázku a na konci týdne odměnit vítěze.
  • Populární jsou různé výzvy, například o nejlepší roušku, nejlepší domácí chléb apod.
  • Někteří zaměstnanci mají méně práce (odpadly obchodní schůzky, nábor je zastavený apod.) a mohou připravit krátké školení či webinář pro ostatní (jak vyjednávat, jak vést pracovní pohovor apod.).
  • Připravte kolegům v práci nějaké drobnosti, například Corona Survival Kit jako v STRV.

„Speciálně se staráme o naše expaty, protože pro ně je situace více stresová, někteří jsou v ČR jen pár týdnů. Máme speciální kanál, kde jsme prakticky non stop k dispozici. Překládáme jim všechna nová nařízení a opatření.“ Bára Zacharová, STRV


🌎 Řízení remote týmu

Leader nebo manažer musí věnovat řízení remote týmu mnohem více času a pozornosti, než v reálu. Koordinace úkolů, komunikace a reporting výsledků probíhají v kanceláři často přirozeně bez potřeby procesů a postupů. Na home officu je třeba být daleko systematičtější a důkladnější.

  • Dohodněte se, jak budete sledovat práci a progres. Může mít různé formy:
    • Na začátku týdne poslat přehled úkolů, na konci týdne poslat jejich stav a dokončení
    • Každý den ráno poslat rychlý update činností na daný den
    • Sledování úkolů je dobré dělat v týmovému Slacku nebo v jednom sdíleném dokumentu, ať ostatní vědí, na čem kdo pracuje.
  • Zadávání nových úkolů je praktičtější dělat písemně než po telefonu.
  • Manažer bysi měl dát jednou týdně 1:1 meeting (stačí 30 min) s každým v týmu a nahradit tak nedostatek kontaktu. Vedle úkolů je dobré probrat i běžné mezilidské věci: jak se máte, jak se cítíte, jak se vám pracuje apod. Až 50% zaměstnanců na home office pociťuje sociální izolaci.

Manažer by neměl být jako učitelka, která ráno pošle seznam úkolů a večer je oznámkuje. Pochopení, empatie a podpora jsou důležitější než kdy jindy.


👫 Recruitment a remote interview

Přestože firmy mají tendenci šlápnout na brzdu a zastavit nábor, v některých firmách probíhá nábor dál. Dnes je skvělá příležitost posílit svůj tým, protože na trhu se objevilo mnoho volných kandidátů.

Vyhledávání volných kandidátů

  • Filtr pro „Open to job opportunities“ umožňuje pouze LinkedIn recruiter.
  • Můžeme vyhledávat podle klíčových slov: New job OR New opportunity
  • Na trhu je plno volných freelancerů, které můžeme vyhledávat přes „freelance OR contractor OR OSVC OR Na volne noze OR kontraktor“ apod….
  • V některých oborech vzniká seznam lidí, co přišli o práci #suHR, #holkyzmarketingu

Online recruitment

  • Udržujte vztah s hiring manažerem i přes video.
  • Používejte video nástroje, které nevyžadují instalaci nové aplikace.
  • Pokud si budete psát při interview s kandidátem poznámky – řekněte to (jinak to na kameře vypadá, že si řešíte emaily). Snažte se často dívat do kamery, zejména když mluvíte.
  • Zkuste popřemýšlet, jak zprostředkovat kandidátovi firemní kulturu, pocit z kanceláře, z lidí, z dění ve firmě. Pozvěte kandidáta na standup, týmový update nebo virtuální kafe s budoucími kolegy.

7 Tips for Conducting a Seamless Video Job Interview


👑 Leadership

Plno firem si prochází těžkou zkouškou, na zaměstnance může dopadat úzkost a nejistota. Toto je přesně ten moment, kdy vedení firmy musí prokázat svůj leadership.

  • Často a pravidelně informovat o stavu firmy a businessu. (např: krátký report do Slacku, týdenní firemní updaty, video apod.)
  • Sdílet se zaměstnanci opatření, jak krizi překonat.
  • Nebát se mluvit otevřeně o nepříjemných věcech (snižování nákladů, hrozba propouštění).
  • Být vidět – zapojovat se do diskusí, zajímat se o lidi, dodávat ostatním energii.

„U nás ve firmě je každý pátek káva se CEO – kdo chce se může připojit a popovídat si.“ Tip od Veroniky Práškové.


👩‍💼 Pracovněprávní aspekty

V době náhlé koronavirové karantény nebyl čas řešit administrativu a formality a v drtivé většině firem se zaměstnanci a zaměstnavatelé rozumně dohodli. Nicméně je dobré znát základní principy a zvážit, zda tuto oblast smluvně nepodchytit a předejít tak případným „kostlivcům ve skříni“.

  • Práce z domova je možná jen na základě dohody. Není možné ji jednostranně nařídit. Dohoda může být součástí pracovní smlouvy nebo být samostatně uzavřena (Dohoda o práci z domova).
  • Poněkud absurdně je zaměstnavatel zodpovědný i za případné pracovní úrazy zaměstnance při práci z domova. Pomůže krátké proškolení o zásadách bezpečné práce z domova a zaměstnanec prohlásí, že bude vykonávat práci v souladu se zásadami BOZP.
https://media.giphy.com/media/g79am6uuZJKSc/source.gif
  • Zaměstnavatel je povinen zajistit, že zaměstnanec má potřebné vybavení pro práci. To může být zajištěno buď zapůjčením firemního notebooku, monitoru apod. a nebo sjednáním kompenzace za používání vlastního zařízení. Při využití vlastního hardale waru bývá často problém s nainstalovaným softwarem, bezpečností apod. a je lepší poskytnout firemní.
  • Zaměstnavatel je povinen hradit náklady, které v souvislosti s výkonem práce z domova vzniknou (energie internet). To může být řešenou nějakou měsíční paušální částkou.

Vzor dohody o výkonu práce z domova

Pracovně právním dopadům koronavirové epidemie jsme se věnovali i ve speciálním dílu podcastu Nelidské zdroje.