Jak pracovat s hiring manažery – výběrko (2. díl)

Kvalitní souhra recruiterů a hiring manažerů zvyšuje úspěšnost náboru ve všech oblastech: rychlost výběrka, efektivita, kvalita uchazečů i candidate experience.

V prvním díle jsme se podívali, jak efektivně zapojit manažery do sourcingu. Dnes se podíváme, jak spolupracovat v rámci výběrka.

Rychlost výběrka

83 % kandidátů uvádí, že jasný časový rámec je pro jejich spokojenost s výběrkem to nejdůležitější. Není nic horšího, než čekat po interview několik dní bez odpovědi a nevědět, co bude dál. 

Je třeba si domluvit s hiring manažery jasné lhůty, do kterých budou odpovídat a dávat feedback. Standardem musí být jeden nebo dva dny. Čekat na feedback čtyři a více dní je vůči kandidátovi neprofesionální a neúměrně prodlužuje celý proces. Pokud se nedaří lhůty dohodnout a dodržovat, je možné si je odsouhlasit písmemně například formou SLA.

Je třeba sledovat nejen celkovou délku náboru Time to Hire / Days to Offer, ale je třeba sledovat čas v jednotlivých krocích výběrka. Většina aplikací pro správu kandidátů (ATS – Applicant Tracking System) pro to má připravené reporty.

Domlouvání schůzek

Manažerům je třeba neustále připomínat, že dobrý kandidát nečeká. Zdržet proces jenom proto, že si manažer udělá na pohovor čas až za týden, je dnes trestuhodné. 

Je důležité sdílet kalendáře, aby recruiter viděl, kdy je manažer k dispozici. U hodně vytížených lidí může pomoct domluvit si pravidelné časové bloky vyhrazené na hiring, do kterých může recruiter bookovat pohovory.

Skvělý nástroj je Calendly – pošlete kandidátovi link, který po kliknutí zobrazí nabídku volných termínů a kandidát si sám vybere. Calendly pak schůzku zarezervuje v kalendáři kandidáta i manažera nebo recruitera.

Požádal jsem hiring manažery, ať si Calendly nainstalují (program je v základní verzi zdarma), a místo zdlouhavého domluvání termínů jsem kandidátům posílal Calendly manažerů. V případě bookingu schůzky s více účastníky je možné použít pokročilejší nástroj jako MixMax nebo GoodTime.

Souhra na pohovoru

Spolupráce recruitera s hiring manažery se nejlépe prověří přímo na pohovoru. Asi každému recruiterovi se někdy stalo, že byl u pohovoru, který se moc nepovedl. Vedle zjevných přešlapů (arogantí chování, nepřipravenost) je nejčastějším problémem absence plánu: kdo se ptá na co a sdílení informací mezi pohovorujícími. Působí dost divně, když se kandidáta ptá už třetí člověk opět na to samé.

Většina ATS umožňuje sdílet s manažerem podklady ke kandidátovi, CV,  LinkedIn profil, poznámky a definovat scorekarty nebo otázky pro různá kola pohovoru. Tuto funkci má například český Recruitis nebo zahraniční Recruitee. Díky tomu mohou pohovorující chodit na výběrko připravení a vědí, na co se mají ptát.

V menších firmách je běžné, že každého kandidáta potká i CEO firmy. Jednak je tím zajištěná určitá konzistence při náboru, a je to gesto respektu vůči kandidátovi. Vidí, že pro CEO jsou lidi ve firmě důležití.

Užitečné jsou i méně formální týmové interview, kde kandidáta potká několik budoucích kolegů. Ukázalo se nám ale, že pozvání na oběd není úplně praktické. Zatímco se ostatní střídavě zapojují do konverzace a pochutnávají si na obědě, kandidát pořád mluví a jídlo mu stydne.

Kvalitní feedback

Kandidáti si obrovsky váží upřímné zpětné vazby a to i v případě, že byli zamítnutí. Zejména u kandidátů, kteří už prošli více koly nebo vypracovali náročný testovací úkol, je poskytnutí feedbacku povinností. Není hezké nechat kandidáta strávit výběrkem několik dní či týdnů a pak ho odbít jedním generickým emailem nebo dvěma větami povrchního feedbacku.

Například v STRV musí kandidáti do IT vypracovat několikahodinový úkol. Na oplátku ale vždy dostanou obsáhlou zpětnou vazbu, kterou hodnotitelé připravují i několik hodin.

Může se zdát, že to je zbytečná práce, ale reakce zamítnutých kandidátů jsou fantastické. Děkují, že si někdo dal práci s posouzením jejich dovedností a mnohým z nich to pomohlo na sobě zapracovat, a za půl roku se přihlásit znovu a uspět.

Daniela Synovcová z firmy Swiss Re vysvětluje, že u nich zpětnou vazbu posílají přímo manažeři. „Je to technicky přesnější a kandidáti jsou poctěni, že s nimi mluví manažer,“ říká. Navíc pokud manažer ví, že s každým kandidátem bude muset ještě mluvit, má to pozitivní vliv na jeho přístup k pohovoru.

Kvalitní ATS může opět pomoct. Recruitis například posílá manažerovi push notifikaci v případě, že mu recruiter nastaví požadavek na zpětnou vazbu s termínem splnění. Náborář má neustále přehled napříč pozicemi, kdo mu dluží feedback.

Povinností manažera – pokud nic jiného – je dávat kvalitní feedback, a vy je k tomu musíte donutit. Po dobrém, nebo po zlém.

Image result for meme feedback

Offer management

V některých firmách komunikují nabídku uchazeči přímo manažeři. Působí to lépe a zvyšuje se šance, že kandidát nabídku přijme. Nebo je možné si role rozdělit s recruiterem: manažer nejprve zavolá s nabídkou, a recruiter se s kandidátem následně spojí a vysvětlí pracovně-právní detaily.

Práce nekončí ani po akceptaci nabídky. Dva měsíce do nástupu jsou dlouhá doba a kandidát může dostávat protinabídky. Je proto fajn, když je s ním manažer v pravidelném kontkatu, párkrát mu zavolá a ujistí se, že vše je v pořádku, případně pozve kandidáta na kafe, pivo s týmem a podobně.

Průzkum

Doporučuji systematicky sbírat zpětnou vazbu od kandidátů. Ideální je dotazník, který zašlete kandidátům po skončení výběrka (ať už prošli nebo ne). Dozvíte se plno důležitých informací, budete moct srovnat různá oddělení nebo hiring manažery. Pokud některý z nich dlouhodobě nábor fláká, čísla v průzkumu to ukáží. Data vám dají sílu zlepšovat proces.

Můžete použít například otázky, které se hodnotí na škále 1 až 5:

  • Celkově jsem měl z pohovoru dobrý zážitek.
  • Lidé, kteří mě pohovorovali, byli dobře připraveni a proces vedli profesionálně.
  • Moje interview začalo včas.
  • Pohovorující se ke mně chovali hezky a s respektem.

Některá ATS rozesílají dotazník automaticky, alternativou může být vytvořit dotazník v Google Forms a v pátek odpoledne si vyjet všechny kandidáty, kteří v daném týdnu ukončili výběrko, a dotazník jim zaslat. Nezabere to víc jak 15 minut.

Příklad z praxe – Swiss Re

Asi nejdále zatím zašla firma Swiss Re, která přenesla odpovědnost za nábor plně na hiring manažery. Ti mají k dispozici koordinátory, kteří řeší administrativu a domlouvání pohovorů, ale jinak si celý proces řeší manažeři sami: vytvoří JD a inzerát, dělají screening kandidátů, řeší si pohovory a dávají feedback i nabídku.

Podle Daniely Synovcové to přináší několik výhod: proces je rychlejší a efektivnější, ownerhsip manažerů je větší, a stoupá i candidate experience. Manažer ví, že on jediný je zodpovědný za výběr svého člověka.

Projekt je stále ve fázy pilotu. Je fakt, že někteří manažeři na změnu nereagovali úplně nejlépe a je třeba hodně vysvětlování a podpory. „Na některých odděleních, například IT, nový postup přivítali. Díky tomu, že s kandidátem už od začátku mluví manažer, jsou schopní ho rychleji dostat na offer a zvednout úspěšnost náboru,“ vysvětluje Daniela.

Na HR pak logicky není tolik lidí a role recruiterů se změnila : jsou více konzultanti, kteří mají za úkol manažerům pomoct a poradit, než operativci a administrátoři.

Chodit spolu na pivo 

Udržovat skvělé vztahy s hiring manažery a co nejvíce je zapojovat do náboru je strategickým úkolem každého recruitera. Nejde jen o tvrdé nastavení procesů a odpovědností, ale i o mezilidské vztahy.

Je fajn, pokud recruiter udržuje s hiring manažery a jejich týmem osobní přátelské vztahy, jde s nimi na teambuilding, na pivo nebo aspoň na oběd.

Hiring manažeři mohou občas pozvat svého recruitera na týmový meeting, školení, onboarding nováčků apod. Čím více totiž pomůžou recruiterům, tím více ve finále pomohou sami sobě.

Pokud vás toto téma zajímá více, přečtěte si 1. díl článku a nebo prozkoumejte mé školení Týmový recruitment.