Chcete program pro správu kandidátů zdarma?

Podíváme se na dvě české aplikace pro řízení náborového procesu: Teamio a JobQuick. Ale hlavně vám ukážu, jako používat pro nábor aplikaci Evernote. Zvládne plno věcí a je zdarma.

Teamio

Teamio je nástupcem programu G2, který slouží pro správu inzerce a kandidátů z portálů LMC.

Z hlediska designu se oproti G2 (na trhu od roku 2006) jedná o generační skok. Uživatelské prostředí na první pohled zaujme svěží a jednoduchou grafikou. G2 byl už hodně archaický program.

Podle Lenky Holubové z LMC byla G2 nastavena na potřeby největších klientů, zatímco Teamio by mělo svoji jednoduchostí více vyhovovat i menším firmám. V současné době už přešlo na Teamio 90 % klientů.

Vylepšení Teamia oproti G2 jsou následující:

• responsivní design, tj. možnost pohodlně zobrazit aplikaci na mobilních zařízení
• detail náboru, který obsahuje přehledné info jako kde a kdy byla pozice vystavená, kolik se hlásí uchazečů a z jakých zdrojů.
• možnost jednoduše sdílet kandidáty s liniovými manažery. Tady je trošku problém, že manažer je uživatelská role stejně jako náborář a vyžaduje licenci.   Ve verzi Teamio Smart (za 70.000 Kč ročně) je deset licencí. Každá další stojí 3.500 Kč a neomezený počet licencí pak stojí dalších 70 tisíc.
• přidávání sdílených poznámek
• štítkování a kategorizace kandidátů
• možnost poslat pozvánku na interview. Tato funkcionalita ale začne být opravdu zajímavá, až bude kalendář propojený s Outlookem (nebo jiným kalendářem, který používáte), jako to umí například Doodle.
• co se týká doporučení (referral), Teamio zatím nic nenabízí, ale protože LMC nedávno koupilo Jobote, tak to časem přijde.
• reporty a statistiky

Teamio je v edici Free, Easy a Smart. Detailnější srovnání jednotlivých edic je zde.

Teamio mění nábor?

Chápu, že marketingové slogany je třeba brát s rezervou. LMC tvrdí, že „Teamio mění nábor.“ To je hodně nadsazené. Spíš bych řekl, že konzervuje náborový proces tak, jak fungoval už před deseti lety. To znamená napsat inzerát, pověsit na portál a probírat došlé životopisy.

Jestli se ale snažíte o něco modernějšího, Teamio vás těžko uspokojí. Největší problém vidím v absenci propojení s LinkedIn. Většina moderních ATS umožňuje stáhnout si vybrané kandidáty z LinkedIn do aplikace a tam s nimi dále pracovat.

Já pracuji s více kanály a chci mít takové řešení, které mi umožní je všechny jednoduše nastrkat do jedné databáze. Nechci je mít roztahané po všech koutech. Pak se s tím nedá efektivně pracovat.

Teamio má sice formulářík, přes který můžete kandidáty vkládat ručně. To se možná ještě dá využít, pokud vám přijde CV e-mailem, ale na LinkedIn to není. Teamio alespoň umožňuje natáhnout kandidáty z facebookové kariérní stránky, ale musíte mít řešení od LMC.

Teamio je určitě posun oproti G2 a až se zavedou některá avizovaná vylepšení, tak může být celkem OK. Ale pořád odpovídá tradičnímu pojetí náboru. I když… chce většinový zákazník vlastně něco jiného?

JobQuick

Poměrně robustní ATS systém nabízí firma Datacruit. Jejich produkt se jmenuje JobQuick. Zúčastnil jsem se prezentace v Modré pyramidě, kde JobQuick právě zavádějí (díky Davidu Štádlíkovi za pozvánku).

JobQuick toho nabízí opravdu hodně a svojí komplexitou myslím nejlépe vyhovuje personálním agenturám nebo velkým náborovým týmům. Na můj vkus je grafické rozhraní trošku složité, ale to je asi otázka zvyku.

Silnou stránkou JobQuicku je možnost nastavit vlastní náborové workflow, vlastní reporty, šablony a pole.

V Modré pyramidě si kandidáty nabírají oblastní ředitelé, do procesu vstupují další manažeři, lidé z HR a celkově se jedná o dost uživatelů. Jedním z hlavních argumentů pro JobQuick bylo, že si uměl lépe poradit právě s nastavením různých práv a rolí.

Propojení s LinkedIn

V jednom z předchozích článků jsem psal o free pluginu Advanced Recruiter, který umožňuje přímo v prostředí LinkedIn psát ke kandidátům poznámky a vidět, kdy jste jejich profil navštívili. Zmiňovaný plugin je dílem stejné firmy jako JobQuick a proto je logické, že JobQuick jde v jeho využití ještě dál.

JobQuick umožňuje jednoduše kandidáta z LinkedIn importovat do databáze (byť to není úplně tak jednoduché, jak to umí Recruitee). Pak dojde k propojení obou profilů a do databáze se stáhnou poznámky, které jste si ke kandidátovi připsali v LinkedIn. A opačně, v LinkedIn vidíte akční ikony, které vás informují o tom, v jaké fázi náboru kandidát je.

Oproti zahraničním řešením má JobQuick tu výhodu, že může být propojený s LMC a proto můžete do databáze automaticky tahat kandidáty z jobs.cz.

Podobně jako Teamio, umí JobQuick přiřazovat ke kandidátům štítky (klíčová slova), fulltextově vyhledávat v přílohách, spouštět hromadné akce, generovat reporty apod. Oproti Teamiu má více políček a charakteristik, které můžete ke kandidátovi vyplňovat. Na druhou stranu, vyplnit je všechny může být celkem fuška.

Z mínusů bych zmínil, že JobQuick vyžaduje instalaci desktopového klienta, nemá mobilní aplikaci a nemá řešení pro doporučení kandidátů zaměstnanci.

Zhodnocení

Neměl jsem možnost ani s jednou aplikací strávit tolik času, abych mohl učinit opravdu kvalifikované rozhodnutí. Subjektivně mi to připadá, že pokud jedete klasiku (inzerce, portály), bude to spíš na Teamio, pokud jste personálka nebo hodně velká firma, která používá více kanálů pro oslovení kandidátů a chcete něco sofistikovaného, bude to JobQuick.

Obě řešení mi ale připadají celkem drahá. Pro velkou firmu nebude několik desítek tisíc ročně takový problém, ale opravdu se to vyplatí pro malý náborový tým? Obě aplikace sice nabízejí free verze, ale ty jsou dost oholené. Pokud jste spíš menší firma (kterých je koneckonců většina), chcete dělat něco moderního a nechcete za to utratit balík peněz, tak co pak?

Evernote – řešení zdarma

Rád bych vám ukázal, jak se dá pro tvorbu databáze kandidátů použít Evernote. Je to aplikace, která slouží jako zápisník poznámek. Je geniálně jednoduchá, funguje na všech zařízeních, poznámky je možné přidávat v libovolném formátu, přidávat k nim přílohy, upravovat přílohy, umožňuje poznámky přehledně třídit, vyhledávat v nich, sdílet s dalšími. K tomu ještě vytvářet vlastní filtry, nastavovat upomínky a pár dalších věcí.

A když slovo „poznámka“ nahradím slovem „životopis“, nemám vlastně popis ideálního ATS systému?

Pojďme si projít pár základních funkcí

Organizace kandidátů

Evernote je organizován tak, že vytváříte sešity a do sešitů přidáváte poznámky. Pro využití v náboru to organizuji tak, že co sešit, to nová otevřené pozice, a na každé poznámce mám jednoho kandidáta. Na obrázku dole vidíte seznam sešitů úplně vlevo (tj. seznam pozic), seznam poznámek (kandidáti) v daném sešitu je uprostřed a otevřená poznámka (konkrétní kandidát) je vpravo.

Ukládání kandidátů

Jak dostat kandidáty do Evernote? Pochopitelně můžete poznámku napsat ručně, ale to by bylo strašně práce. My je potřebujeme na pár kliků dostat do databáze z existujících zdrojů, jako LinkedIn, email, webové stránky, facebook apod.

Klíčem je plugin Evernote Web Clipper, který stahuje informace z webových stránek. Perfektní je udělátko pro LinkedIn: vyhledávám na LI, najdu zajímavý profil, otevřu si WebClipper, rovnou zadám do jakého sešitu se má kandidát uložit a připíšu si k němu poznámku. Informace z LinkedIn se v Evernote zobrazí v pěkné strukturované podobě.

Web Clipper umožňuje ještě další možnosti uložení, například článek, odkaz nebo fotka obrazovky.

Druhou možností je vkládat kandidáty přes email. Každý uživatel Evernotu má virtuální e-mailovou adresu. Když na tuto adresu přepošlu e-mail a do předmětu napíšu název sešitu, email i s přílohou se do daného sešitu uloží. Je velmi praktické, že příloha se v poznámce automaticky otevře.

Někdy dostanu životopis vytištěný. Mám na mobilu aplikaci od Evernotu, kliknu, pustí se foťák, blejsknu životopis a ten se mi hned uloží do sešitu v Evernotu. Záležitost na pár sekund.

Štítky

Můžu vytvářet štítky, které ke kandidátům přiřazuji. V mém případě jsou štítky jednotlivé fáze náborového procesu. Moc to nekomplikuji. Mám „v procesu“, „pohovor“, „vyřazen“ apod. Ale štítků si můžete vytvořit, kolik chcete. Slouží pak k rychlému označování a filtrování kandidátů.

Sdílení

Když kliknete na tlačítko „Share“, otevře se menu pro sdílení. Můžete si vybrat, jestli chcete sdílet jednoho kandidáta a nebo celou náborovou složku. Můžete sdílet s dalšími uživateli Evernote, kteří pak mohou poznámky editovat, a nebo vygenerovat URL link, který slouží pouze pro náhled.

V rámci našeho týmu máme některé sešity nasdílené, takže si můžeme navzájem prohlížet kandidáty a přesouvat je mezi pozicemi.

Na tomto linku je k náhledu sdílený sešit z článku.

Mobil

Evernot je možné otevřít v internetovém prohlížeči na libovolném zařízení. Pro mobil doporučuji stáhnout Evernote aplikaci, na počítači je zase dobrý desktop klient. Oboje je zdarma a docela to zpříjemní práci.

Vyhledávání

Silnou stránkou Evernotu je vyhledávání. Můžete si nastavit filtrování podle sešitů, štítků, ale umožňuje i fulltextové vyhledávání v poznámkách a v přílohách. Nejpoužívanější vyhledávání si můžete uložit jako shortcode a na jeden klik si zobrazit například kandidáty se štítkem „V procesu“.

Závěr

Evernote je výborný pro menší náborové týmy nebo jednotlivce. Pokud jste si doteď vystačili s Excelem, tak neváhejte, a běžte do Evernote. V základní verzi je zdarma. Ano, zdarma, ZDARMA a ještě jednou „ZDARMA !!!“

Placená verze PLUS stojí dvacet dolarů ročně a její výhodou je větší úložný prostor a virtuální emailová adresa. PREMIUM už je zbytečné. Srovnání cenových plánů je zde.

Tip

Můžete si říct, že Evernote má smysl pouze pokud taháte kandidáty z LinkedIn. Jak do něj dostat kandidáty z jobsů? Já je také někdy používám (ale prosím, nikomu to neříkejte 😉 V G2 si nastavíte, že chcete přeposílat kandidáty na e-mail. V Outlooku si pak dáte pravidlo, že všechny emaily z G2 chcete automaticky přeposílat na vaši adresu v Evernote. Životopisy pak profrčí emailovou schránkou a rovnou se ukládají v náborovém sešitu i s přílohami.

Webinář

Efektivní používání Evernote chce trochu cviku a vytvoření určitého systému. Navíc jsem zde neměl prostor ukázat všechny vychytávky, které Evernote umí. Pokud chcete vědět víc o praktickém používání Evernote pro tvorbu databáze kandidátů, brzy na to udělám webinář. Tak sledujte blog, ať nic nepropásnete.