Cesta z pravěku aneb moderní náborové aplikace

Jak vypadají moderní náborové aplikace? Jak funguje propojení se sociálními sítěmi? Jak řídit uchazeče z různých zdrojů? Kdy skončí excelový pravěk, respektive G2 středověk? 

Ponořil jsem se do testování různých HR aplikací. Původně dvoudílný seriál se určitě rozroste na více dílů. Tentokrát se zaměřím na služby pro řízení kandidátů známých pod zkratkou ATS

Applicant Tracking System (ATS)

Jedná se o nástroj pro správu kandidátů a jejich řízení v průběhu náborového procesu. Zpravidla poskytují tyto hlavní služby:
  • vystavení inzerátu
  • tvorba odpovědního dotazníku
  • sběr odpovědí a tvorba databáze kandidátů
  • řízení náborového procesu, tj. změny stavu kandidátů
  • analytika
V Čechách jsou nejrozšířenější asi tři: G2, Taleo a Excel. Posledně jmenovaný je samozřejmě vtip, ale vím že mnoho náborářů zejména v menších firmách používá právě excelovou tabulku.
ATS systémy můžeme rozdělit do tří kategorií:

1) ATS jako součást personálního systému

Všechny větší personální systémy jako SAP HCM, Peoplesoft či Workday obsahují modul pro řízení náboru. To se týká i lokálních systémů jako Elanor, Magma nebo RON. V korporátu je dost rozšířené Taleo od Oraclu, které je často nadiktované z centrály.
Ideální je, když je ATS přímo propojený s job boardy. V personálním systému vyberete pozici s popisem, zaškrtnete, na jaké job boardy chcete pozici vyvěsit, odkliknete a inzeráty jsou venku. Kandidáti se hlásí a díky propojení s job boardem automaticky padají do vašeho ATS systému. Když někoho naberete, jeho osobní údaje z náborového procesu se překlopí do personální administrativy.
ats-integration
Zní vám to jako utopie? V zahraničí je to standard, pár let jsem takto pracoval v Belgii. V Čechách je ale jedna firma mající monopolní postavení (modří už vědí ;-), která se integracím s ATS systémy brání co to jde a tlačí zákazníky do svého systému.
Mají obavu, aby se nestali pouhou inzertní nástěnkou, přes kterou budou protékat kandidáti do firemních databází. Snahu ubránit si svůj business model chápu, nicméně pro firemní klientelu to není příliš pohodlné.
Řešením je domluvit možnost přesměrování ven z portálu na stránky zaměstnavatele, kde se už kandidát hlásí do jeho systému. Je to funkční, ale trochu krkolomné. Oboustranná výměna dat (inzeráty jedním, kandidáti druhým) by byla elegantnější.
JobsCC
Nejsem moc přítel velkých korporátních ATS oblud. Peoplesoft byl OK, ale Taleo je celkem složité a moc dobře se s ním nepracuje. A to platí jak pro náboráře, tak pro kandidáta. Uživatelský interface je zastaralý a navíc nutnost vytvořit si účet některé kandidáty spolehlivě odradí.

Taleo apllication

To je jenom malá část dotazníku, který musí kandidát vyplnit.

2) ATS jako součást Job boardu

Druhou možností jsou ATS služby jako součást job boardu. To je například G2 od LMC. Problém takového řešení je pochopitelně ten, že v ATS systému máte pouze kandidáty z daného job boardu. Před pár lety to možná nebyl takový problém. Ale dnes kandidáty vyhledáváme na LinkedIn, můžou se hlásit přes Facebook, portály, mohou reagovat na e-mailovou kampaň, hlásí se z kariérních stránek apod. Abychom je mohli efektivně řídit, je třeba je všechny dostat do jednoho systému a ne jich mít část tady, část támhle, něco v emailu a další v G2.

Když bych si dovolil ještě jedno rýpnutí, tak problémem G2 je, že nabízí asi takový uživatelský zážitek, jako editor T602. O mobilním prostředí je zbytečné mluvit. Teamio je oproti G2 pokrok, ale za moderními produkty stále zaostává.

G2

„Uživatelské“ prostředí G2

A tím se dostáváme k hlavnímu tématu, kterým jsou moderní cloudové ATS služby. Je jich nepřeberné množství od jednoduchých, až po velmi komplexní jako je greenhouse nebo jobvite. Všechny ale spojuje perfektní uživatelské prostředí, se kterým je opravdu radost pracovat, a množství nejrůznějších udělátek.

3) Cloudové služby

Pokud chcete vidět výčet aktuálních produktů, zkuste jeden z těchto žebříčků:  capterra nebo quora. Zcela nové aplikace a startupy najdete na Product Hunt.

Projdeme si některé funkce moderních ATS systémů. Nedávno jsem objevil aplikaci Recruitee, kterou jsem si hned zamiloval. Je to holandský startup, který vznikl teprve letos, ale už se mu dobře daří.

Srovnatelným produktem je Workable. Také velmi příjemné prostředí a ohromné množství moderních vychytávek. Jejich seznam je zde.

Import kandidátů z více zdrojů

To považuji za naprosto klíčové! Na jeden zdroj kandidátů není možné spoléhat a mít kandidáty roztahané v různých systémech a tabulkách je dost nepohodlné. Recruitee má perfektní plugin pro Google Chrome.

LI recruitee

LinkedIn

Prohlížíte LinkedIn, najdete vhodného kandidáta, kliknete na ikonku pluginu, otevře se okno, kde zaškrtnete k jaké z otevřených pozic má být kandidát přiřazen a potvrdíte. Kandidát se objeví v ATS systému a plugin vyplní všechny informace, které načetl z LinkedIn profilu, jako vzdělání, praxe, kontakty apod.

LI recruitee2

Recruitee

Plugin funguje i pro další sociální sítě jako Facebook nebo GitHub.

Řízení náborového procesu

Jednoduchým a intuitivním způsobem přesouváte kandidáty z jednoho stupně náborového procesu do druhého. Většina současných ATS to má řešené jednoduše přetažením myší, na mobilní aplikaci je řešeno „swipnutím“ ve stylu Tinderu.

LI recruitee3

Recruitee

Týmová spolupráce

Možnost sdílení kandidátů v rámci týmu, sdílení poznámek, hodnocení, četování.

Teams and Collaboration

Workable

Mobilní aplikace

Pokud nepoužíváte pouze stolní počítač, ale chcete mít k náborovému procesu přístup i za tabletu nebo mobilu, potřebujete ATS s mobilní aplikací. A to je dnes většina. Můžete si projíždět CV, akceptovat kandidáty, odpovídat apod. Díky tomu řídíte nábor v tramvaji i na záchodě.

Modern Platform

SmartRecruiters

Inzerce na job boardy

Většina zahraničních ATS služeb umožňuje jednoduše vybrat pracovní portály, na které má být inzerát vyvěšen, a hned je obeslat. V Čechách to je bohužel nepoužitelné.

recruitee-jobboards

Recruitee

Analytika

Tohle slovo se dnes skloňuje ve všech pádech. Pro úspěšné řízení náborů potřebujete data: úspěšnost inzerátů, úspěšnosti různých kanálů, náklady, délka procesu, efektivita jednotlivých náborářů… Moderní ATS vás nezklamou. Perfektní analytika je samozřejmostí. Můžete si vytvářet sestavy, dashboardy nebo pěkné grafy a reporty pro šéfa.

workable

Workable

Kariérní stránka

Během pár kliků si můžete vytvořit kariérní mini-stránku. Nejen v Recruitee je tohle věcí pár okamžiků. Dole vidíte takovou rychlou ukázku, kterou jsem udělal za 5 minut. Je možné jednoduše přidávat další sekce a fotky.

Recruitee kariérní stránka

Recruitee

Malou kaňkou na kráse je, že ovládací prvky a odpovědní formulář jsou angličtině, takže je na stránce mix dvou jazyků.

Vyvěšování na sociální sítě

Každý dobrý ATS systém vám umožní propojit se s osobním profilem nebo firemní stránkou na sociálních sítích, nejběžněji LinkedIn a Facebook. Na jeden klik pak můžete poslat otevřenou pozici i na sítě. Workable vám na facebookové stránce vytvoří záložku „Jobs“, kde jsou všechny vypsané pozice a kandidát se může rovnou přihlásit.
Facebook Jobs Tab

Workable

Full textové vyhledávání

„Jak jen se jmenoval ten chlap, co dělal rok kuchaře v Austrálii?“ Asi to znáte, někdy si člověk zapamatuje detail ze životopisu a pak už v záplavě CV není schopný kandidáta zpětně dohledat. Full textové vyhledávání umožňuje prohledávat přílohy a to jak word, tak třeba pdf. To ušetří spoustu času.

Shrnutí

Funkcí, které ATS nabízejí, je nekonečné množství. Vůbec jsme nemluvili o integraci videopohovorů, sestavování otázek k pohovorům, testování kandidátů, reference, adaptační programy apod… Ale to by pak i tento článek vydal na několik dílů.

Pokud si chcete Recruitee vyzkoušet, zde je k dispozici živá demoverze.

Koupit či nekoupit?

Viděli jste, jak má moderní ATS systém vypadat. Má tedy smysl si jej pořizovat?
Pokud jste menší firma a jako jediný kanál používáte jobs.cz a pracujete výhradně v kanceláři u stolního počítače, tak vám stačí G2. Ale spíš by to chtělo se zamyslet nad tím, jestli to je pravdu vhodný způsob náboru v roce 2015.
V případě, že už pracujete s více kanály, tak je dobré o nějaké aplikaci popřemýšlet. Na jedné straně máte o systém navíc, na druhé straně ale máte vše co se týká náboru pěkně na jednom místě. Musíte si promyslet, které z funkcí ATS opravdu použijete.

Českým specifikem je, že musíte vyřešit, jak do ATS systému dostávat kandidáty z jobs.cz. Buď musíte mít link „Odpovědět na stránce zaměstnavatele“, který kandidáta dovede z jobs k vám, a nebo je druhá možnost… starý dobrý e-mail.

Já to tak dělám. Používám jak jobs, tak Taleo. Nechci řešit nějaké propojování, datové výměny apod. ale v obou systémech si zakliknu, že chci kandidáty posílat emailem. Jak G2, tak Taleo mají svoji e-mailovou adresu a já si v e-mailovém klientu nastavím, že e-maily z těchto adres mají být automaticky přeposílány do ATS systému.

Při posuzování koupě ATS služby je třeba zvážit cenu. Ceny se pohybují od pár desítek dolarů či euro až po cca 300 – 500 USD měsíčně. To už není málo.

Ale existuje ještě jedno řešení.

Možná znáte Evernote. Je to program pro ukládání poznámek, úkolů, dokumentů, výstřižků apod. Našel jsem způsob, jak si ho ve spojení s aplikací pro automatizaci úkolů IFTTT vyladit na jednoduchý, ale funkční ATS systém.

EN+LI

Evernote

O použítí Evernote jako ATS určitě napíšu víc. Pokud vás to zajímá, zaregistrujte se k odběru nových článků.