Perfektní adaptace zaměstnanců s aplikací Trello

Jak vypadá adaptace vašich nových zaměstnanců? Žádná sláva? Nevadí, v článku si ukážeme, jak v aplikaci Trello za jeden den a úplně zdarma vytvoříte pěkný adaptační program. Podíváme se i na nějaké další aplikace a mám pro vás pozvánku na webinář.
Před nedávnem jsem zašel na konferenci HR Laboratoř od People Management Forum. Zaujaly mě dvě přednášky na téma HR aplikací. Jedna nemile a druhá mile.

První byla od Oraclu. Prezentovali svůj ATS pro řízení náboru. Nejenže prezentace za moc nestála, ale představovaný produkt byl zastaralý. Spíkr ukazoval, jak si kandidát před odpovědí na inzerát vytvoří vlastní účet. „Jde to i přes mobil a nezabere to víc jak pět minut.“ Tak tomu říkám výhra! Kandidát chce odpovědět na tři kliky a ne si pět minut tvořit zbytečný účet. Nevím, jestli je za tohle někdo ochotný zaplatit v roce 2015.

Naproti tomu dobře vyzněla případovka od Human Garden o zavedení onboardingové aplikace ve Slovak Telekom. A tím se dostáváme k tématu dalšího dílu seriálu o užitečných HR aplikacích.

Onboarding / Adaptace

Adaptační program, nebo-li onboarding, je jedním z velmi důležitých HR procesů, ale také jedním z nejvíce přehlížených. První dojem nováčka, kvalita jeho adaptace a dostupnost potřebných informací ovlivňují jeho dojem z firmy. Setkal se s profesionalitou? Cítí, že je ve firmě opravdu vítaný? Vidí, že si někdo dal práci s jeho adaptací?
Nejde jen o emoce, ale i o praktickou stránku: Může se hned vrhnout do práce a nebo ztrácí čas dohledáváním informací? Musí pořád chodit a někoho se ptát, co má dělat když…? Tématu onboardingu jsem se detailněji věnoval v tomto článku.Vítej do party

Dříve se vytvářely různé příručky pro nováčky. Prošlo mi jich rukami celkem dost, a některé byly opravdu pěkné, ale problém jsou náklady, aktualizace a nulová interakce. Low-cost řešení je vytvořit příručku ve Wordu, ale uživatelský zážitek je většinou otřesný.

Naštěstí existuje dost šikovných aplikací, které mohou adaptaci usnadnit. A vypadají i dobře, takže zanechají slušný wow efekt. Podíváme se na pár specializovaných služeb a pak vám ukážu naprosto úžasnou aplikaci Trello, která slouží primárně pro řízení projektů, ale dá se použít pro onboarding.

Specializované aplikace

Princip těchto služeb je, že vytvoříte nástěnku či ovládací panel, kde vyvěsíte vše, co nový zaměstnanec potřebuje pro svoji adaptaci. Běžné služby jsou tyto:

  • Knihovna dokumentů a směrnic k prostudování
  • Seznam dokumentů, které je třeba vyplnit a podepsat
  • Informace o firmě (fotky, videa)
  • Představení týmu (nabídka propojení s kolegy přes sociální sítě)
  • Kontakty (na HR, na manažera, na další důležité osoby)
  • E-learning
  • Dotazník spokojenosti
  • Podpora workflow (záleží na míře integrace s hlavním personálním systémem)
  • Sledování plnění plánu

Pokročilejší aplikace umožňují například vytvořit knihovnu adaptačních programů a podle pracovního zařazení přiřadíte zaměstnanci odpovídající program. Pro představu se můžete podívat na produkty jako HRcloud nebo HROnboard. Seznam onboarding aplikací je zde.

Talmundo

Human Garden v Čechách nabízí původem holandský produkt Talmundo. Právě jejich modul určený pro adaptaci zaměstnanců nazvaný Welcome App na konferenci prezentovali. Náhledy jsou z nasazení ve Slovak Telekom.
WelcomeApp
Vidíme úvodní obrazovku, kontakty na HR, průzkum spokojenosti a ukazatel splnění úkolů. Na další obrazovce je zdravice od big bosse a nějaké informace o firmě.
WelcomeApp1
Zaměstnanec je vyzván, aby vyplnil svůj firemní profil. Neznám detaily, ale předpokládám, že se pak umístí na intranet a nebo rozešle kolegům.
WelcomeApp2
Je to fajn, hezké, čisté, v korporátním designu, ale něco to stojí. Já jdu raději trochu jinou cestou a chtěl bych vám ukázat řešení, které je super jednoduché, zábavné a je úplně zdarma. Pěknou funkční onboardingovou nástěnku v něm zvládne opravdu každý.

Trello

Trello je sympatický nástroj pro řízení projektů. Každý projekt má svoji nástěnku, na kterou umisťujete kartičky (trošku jako post-it).

Screen_Shot_2015-11-15_at_23.21.27-1024x477

Multimédia

Na každé kartičce může být přiložený text, úkol, upomínka, přílohy, linky apod. Stačí na kartičku kliknout, ta se otevře a ukáže přiložený materiál.

how_board_works

Spolupráce

K práci na nástěnce přizvete kolegy, kteří sami mohou přidávat nebo upravovat kartičky nebo přidávat komentáře. Nástěnky mohou být veřejné, tj. viditelné pro každého, a nebo naopak soukromé, které uvidí jenom ti, které sami pozvete.

edit-comment-01
Jak je dnes standardem, služba běží na všech zařízeních a má svoji mobilní aplikaci.
home-devices

Trello a Adaptace

Dobrá, tak Trello jsem vychválil, ale jak souvisí s adaptačním programem? Na Trellu můžete vytvořit něco mezi interaktivní příručkou pro nováčka, osobní nástěnkou a kalendářem. Vytvořil jsem veřejnou nástěnku, kde si to můžete vyzkoušet. Protože je ale veřejná, nemůžete psát komentáře, hýbat s kartičkami a odškrtávat úkoly. Zkušební nástěnka je zde.

Trello adaptace

Nejprve vytvoříme prázdnou nástěnku a pak přidáváme tématické sloupce, tj. seznamy. V našem případě například:

  • Před nástupem
  • První den
  • Praktické informace
  • Komunikace
  • Firma a lidi

Na seznamech potom začneme vytvářet jednotlivé kartičky. Co kartička, to dílčí úkol či téma, jako „Osobní dotazník“, „Cesta k nám“ a podobně.

Trello adaptace karta

Při kliknutí se vám zobrazí detail kartičky, kde uvidíte popis, přílohy, úkoly, komentáře…

adaptace detail karty

Ve spodní části si všimněte, že je napsáno „Úkoly“ a zaškrtávací políčko. Díky tomu zaměstnance navedeme, jaký konkrétní úkol po něm chceme. Stav splnění úkolů je vidět i na nástěnce u každé kartičky. Pod názvem kartičky je vidět, kolik má příloh, kolik má úkolů a kolik z nich je splněno a je nastavená upomínka na konkrétní datum.

CKDboard4
Vytváření kartiček i seznamů je velmi jednoduché. Prostě kliknete na konci seznamu na „Add a card“, vyplníte název a na detailu karty vytvoříte její obsah.
CKDboard5<
No, a to je vlastně všechno. Zkušební nástěnku jsem vytvořil za jeden den. Popravdě, práce s Trello z toho zabrala minimum. Více času si vzalo promýšlení obsahu a hledání dokumentů na firemním disku. A to je ta pointa. Žádné hledání na disku, žádné posílání dokumentů emailem. Prostě vytvoříte pěknou nástěnku, kde má zaměstnanec všechno pohromadě. Je zřejmé, že takto řízený adaptační proces je velmi efektivní pro všechny účastníky (zaměstnanec, HR, liniový manažer).

Přístupová práva

Jak jsem zmiňoval, zkušební nástěnku může vidět každý, kdo má link. Proto ji nemůžete upravovat (například odškrtávat úkoly) a proto také na ni nejsou všechny firemní dokumenty, které jsem dal do ostré verze.

Nástěnky mohou být ve dvou režimech: veřejná a soukromá. Soukromou vidí jenom ti, které pozvete. Pozvání je velmi jednoduché, stačí zadat e-mail a jeho vlastníkovi přijde pozvánka ke vstupu do nástěnky. Nikdo jiný ji vidět nemůže.
CKDboard6
V praxi je nejlepší si vytvořit vzorovou soukromou nástěnku a pojmenovat „Vítejte ve firmě XY. Nástěnka pro“. Při každém nástupu nového zaměstnance tuto vzorovou nástěnku zkopírujete, doplníte jméno „Vítejte ve firmě XY. Nástěnka pro Jana Nováka“ a Jana Nováka pozvete k nástěnce. Zabere to pár sekund. Konkrétní nástěnku pak můžete ještě upravit – nastavit deadliny a třeba upravit seznam IT techniky a požadovaných školení podle konkrétního případu.

Z toho je ale jasné, že aplikace se nehodí do firem, kde nastupují desítky lidí měsíčně.

Plnění úkolů

>Osobně si myslím, že pro plnění úkolů jsou nejlepší zaškrtávací políčka. Ale druhou možností je využít toho, že kartičky se mohou tažením myší přesouvat z jednoho sloupce do druhého. Pak se jeden prázdný sloupec pojmenuje „Splněné úkoly“, a zaměstnanec si do něj přetahuje, co už má hotové. Vidíme to na tomto příkladu (sloupec „Done“ je uprostřed):

1-R6i9Nl4z_y8r6oNW_OAqyg
Možností, jak si vyhrát se systémem posouvání kartiček je hodně. Tento systém  prapůvodně vznikl v japonském automobilovém průmyslu. Říká se mu Kanban (kdo dělal v automotive zná). Pokud zavedete Trello, doporučuji ve vhodnou chvíli na poradě nebo na obědě zmínit, že jste implementovali kanbanový systém pro řízení adaptačního procesu. Nikdo tomu nebude rozumět, ale budete za absolutní machry.

Webinář

Nebudu zastírat, že jsem se stal Trello nadšencem. Ve středu 6. ledna 2016 od 20:00 zkusím udělat webinář, kde aplikaci více představím a ukážu pár triků, jak onboarding s Trello ještě vylepšit. Můžeme také probrat, jaký obsah by měl na nástěnce být. Pro pořádek uvádím, že za webinář nic nechci. Jde mi o to společně se něco naučit a také bych rád poznal čtenáře blogu.




Závěr

Trello není bezchybné. Nenabízí mnoho možností customizace, není v češtině a některé ovládací prvky, které se hodí pro projektové řízení, mohou v adaptaci působit rušivě. ALE. Je zdarma, je extrémně jednoduché a vlastní nástěnku si vytvoříte za chvilku. Můžete si s ní pak dál hrát a upravovat jí. Proč to nezkusit? Nechte ji chvilku běžet, vyzkoušejte jí na vzorku nováčků a uvidíte. Slibuji, že většina bude spokojená.
Pokud chcete další inspiraci, vyzkoušejte tyto onboardingové nástěnky:
Příklad 1, Příklad 2.