Onboarding aneb Vítej do party

Jak pracovat s novými zaměstnanci, co jim připravit, jak komunikovat. Tipy a rady z nejlepších firem.

Onboarding, New Hire Orientation, Adaptační program

Téma, které úzce souvisí s náborem, je on-boarding, nebo-li adaptační program. Je prokázané, že kvalita adaptačního procesu má dopad na spokojenost, motivaci a stabilizaci nových zaměstnanců.

Adaptaci je možné pojmout velmi široce, jako proces trvající až jeden rok a zahrnující různá školení, on the job development, stáže a podobně. Každý trainee program je de facto adaptačním programem.

Pro účely tohoto článku zúžíme onboarding pouze na cca první týden po nástupu. Nejprve ale video, jak by onboarding vypadat neměl:

Princip 4C

Pro definování adaptačního programu se často používá princip čtyř C.

Complience – základní úroveň – jde o naplnění administrativních a pracovněprávních požadavků, jako seznámí s klíčovými směrnicemi, vyplnění osobního dotazníku, proškolení BOZP apod.

Clarification – vysvětlit zaměstnanci, co je obsah jeho práce a jaká jsou na něj očekávání.

Culture – široká oblast pokrývající znalost firmy a jejich produktů, obchodních cílů, formálních a neformálních norem chování.

Connection – navázání důležitých vztahů s kolegy a klíčovými spolupracovníky.

Onboarndigový program má za cíl nejen předat informace, ale vyvolat pozitivní emoce. Nejlépe to shrnuje slogan: Sustain the Excitement – They impressed you, now it is your Turn

Před nástupem

V den nástupu a bezprostředně po něm je člověk zahlcen novými informacemi a schopnost vše vstřebat je omezená. Proto je dobré informace dávkovat a některé předat už před nástupem. Využijme toho, že poslední dny ve staré práci jsou trošku volnější, takže je čas se s informacemi seznámit.

Můžeme poslat firemní brožuru, časopis, informace o firmě, dokumenty k vyplnění, organizační strukturu firmy a další. Je vhodné zaslat pěkný uvítací dopis, kde nováčkovi povíme, jak moc se na něj těšíme a co ho bude v prvních dnech čekat. Můžeme dopis poslat e-mailem a nebo jej vyvěsit na firemním blogu, jak v tomto případě.

To jistě působí lépe než zpráva ve stylu: dne 1/3 se dostavte v 9:00 na recepci. S pozdravem, Nováková.

Jako odstrašující příklad vidím tento materiál. Vyplň formulář do 24 hodin, první den tě čeká test na drogy, sejmutí otisků prstů… Takhle nějak si představuji nástup k výkonu trestu.

Přivítání

edgbaston2Na recepci musí někdo zaměstnance vyzvednout, recepční je informována o nových nástupech, jsou připravené ID karty. Pokud je ve vstupních prostorách LCD obrazovka, může na ní běžet smyčka s přivítáním, se jmény a fotkami nových zaměstnanců…

 

Pokud chcete něco extra, mohou zaměstnanci nováčkům na přivítanou zatančit Gangnam style:

Stůl

kartickaNení nic otravnějšího než nastoupit do práce a nemít zapojený počítač, doptávat se IT, zdědit špinavé a nevyklizené šuplíky… První level je mít připravený stůl s funkční IT technikou. Druhý level je mít na stole nové propisky, vizitky a sešit. Nejvíce bodů získáte na cokoliv osobního: uvítací kartička, jmenovka, hrníček se jménem…

Na stole může být připravený celý uvítací balíček nebo koš s produkty firmy. Pokud nastoupíte do Twitteru , dostanete tašku, triko, notebook, pouzdro na notebook a láhev vína.

TASUS_WelcomeKit_01

Ve firmě Netfix se zaměstnance ještě před nástupem zeptají na preferovaný typ notebooku a konfiguraci. Počítač je připravený na stole od první minuty ve firmě.

Orientace

Bloudit po chodbách, hledat kuchyňku a nesměle se ptát cizích lidí jestli to kafe v dóze je erár nebo soukromé, není moc příjemné.

Nejpoužívanější řešení je buddy – kámoš, kolega (Škoda Auto mu říká patron), který má za úkol ukázat všechny praktické věci od toalety, kopírky, až po kuchyňku a objednávání kancelářských potřeb. První den v práci vezme zaměstnance s kolegy na oběd, po práci na pivo apod. Na buddyho se člověk může obracet s praktickými dotazy, kterými nechce obtěžovat svého šéfa.

Buddy musí být dobře seznámen se svým úkolem a svojí rolí. dobré je udělat mu krátký manuálek ve stylu:

1) Zajdi za nováčkem a představ se mu.

2) Projděte si kanceláře a ukaž mu X, Y, Z.

3) Seznam ho s A, B, C.

Příklad manuálu pro buddyho.

Článek s více informacemi na téma Buddy.

Představení nováčka ve firmě

Kolečko. Nadřízený vezme nováčka po kancelářích a všem ho představí.

vizitkaOsobní vizitka. Udělat A4 plakátek s fotkou, základními informacemi, koníčky, zájmy, osobním mottem. Hned při nástupu, nebo ještě před nástupem, je třeba poslat zaměstnanci kratičký dotazníček pro sběr informací (samozřejmě s uvedením účelu a souhlasem s použitím osobních údajů). Vizitka může být na nástěnce, intranetu, sociální síti.

 

Rozeslat informaci e-mailem. Záleží na velikosti firmy, zda se pošle centrálně na všechny, nebo nadřízený na své oddělení. Informace by měla obsahovat: kdo nastupuje, co má za sebou, co budou jeho odpovědnosti a náplň práce, pár osobních informací. Dobré je přidat i výzvu k akci: přivítejte, pozdravte, pomozte mu apod. Pokud má zaměstnanec LinkedIn profil, může email obsahovat link.

Příklady e-mailového oznámení: Příklad 1, Příklad 2, Příklad 3

Video. Donutit nového zaměstnance natočit o sobě video je asi příliš americké. Záleží na firemní kultuře. Osobně si to moc neumím představit. Posuďte sami.

Neformální setkání. Mnoho firem v rámci onboardingu organizuje oběd, snídani, večeři, popracovní drink, brabecue na střešní terase s kolegy, s vedením, s dalšími nováčky apod.

Firma Henkel na centrále v Německu organizuje jednou do měsíce „Face-to-face party“ v klubu v centru města, kde se mohou nováčci setkat a seznamovat.

Portál pro nové zaměstnance

taleoMožná není třeba hned vytvářet speciální intranet pro nováčky, ale jistě by pomohla stránka, kde budou linky na všechny užitečné dokumenty, které nováčci v prvních dnech využijí, ať nemusejí strávit celý den proklikáváním se intranetem. Pokud nejde stránka, dá se nahradit i emailem, kde jsou linky na užitečné dokumenty.

Lze vytvořit uzavřenou LinkedIn skupinu, kam jsou nováčci před nástupem pozváni. Zde jsou nasdílené užitečné dokumeny a nováčci se mohou propojit mezi sebou. Skupina je uzavřena a správce kontroluje, že do skupiny nevstoupí nežádoucí host. Nováčci jsou při nástupu vyzváni, ať pošlou vedení firmy žádost o spojení s krátkým představením sebe sama. Podobně lze postupovat i na facebooku.

Oproti intranetu mají sociální sítě výhodu nejen že jsou zdarma, ale podporují interakci, seznámení a navázání vztahů.

Více o možnostech využití sociálních sítí pro onboarding.

Vedení firmy

Je vhodné, aby nováčci přišli nějaký způsobem do kontaktu s vedením firmy. Netvrdím, že zrovna to bude mít zásadní vliv na spokojenost nováčků, ale alespoň si mohou ke jménu generálního ředitele přiřadit konkrétní obličej a většinou ocení, že si na ně našel chvilku času.

Zdravice od vedení firmy může mít několik podob, záleží zejména na velikosti firmy:

Osobní kontakt. CEO se může zastavit na vstupním školení a pozdravit nováčky.

Video. Krátká zdravice od CEO, trocha vysvětlení cílů firmy a očekávání.

Pokud vám to čas, peníze nebo jiné okolnosti neumožňují, stačí alespoň e-mail. Doporučil bych atraktivní html formát.

Školení

Dáme novému zaměstnanci pod nos štos směrnic, necháme ho podepsat, že byl seznámený a máme po práci? Ano, to je to nejjednodušší co může personalista udělat. A myslíme si, že směrnici četl, že jí rozumněl a nebo dokonce, že se podle ní bude chovat? Opravdu?

Prezentace je všechno. Vzpomínám si na pár dobrých školení. Skvělý prezentátor, který si vybere pár podstatných věcí a perfektně je prodá. Například mistr, který do nezáživného představení směrnice BOZP vloží pár vtipných historek o uříznutých rukách.

I po pár letech si vzpomínám na vstupní školení o ochraně důvěrných skutečností: „Mně je jedno, když se v práci kouknete na internet, přečtete si zprávy, nebo pošlete pár soukromých emailů, protože já to děláme také. Ale jestli odešlete firemní know-how, tak si buďte jistí, že si vás najdu.“ Všichni to pochopili.

Úkolem HR je pohlídat kvalitu prezentací, poradit, proškolit přednášející, zajistit, že školení má šmrnc a šťávu.

CheckList

Je dobré vytvořit checklist, který pomůže nadřízenému odkontrolovat, s čím vším má nového zaměstnance seznámit.

V jedné výrobní firmě jsem viděl trošku přísnější verzi, kdy checklist dostane nováček a každá osoba, která má v jeho adaptačním procesu nějakou roli, se mu podepíše po splnění příslušného úkolu. Například: A) Mistr mě seznámil s pracovním místem a podpis mistra. B) Požární hlídka mě informovala, co dělat při evakuaci a podpis hlídky. Nováček měl na konci adaptačního procesu za úkol odevzdat checklist se všemi podpisy na HR. Byla to několikanásobná kontrola, aby si nadřízený nemohl jen formálně odškrtat, že všechno proběhlo.

Handbook – příručka

handbookČastou součástí onboardingu je přiručka nového zaměstnance, kde má sepsané všechny důležité a praktické informace. Dal bych si ale pozor na náklady a možnost levné a praktické aktualizace. Mám za sebou zkušenost, kdy jsme vytvořili nádhernou brožuru, ale už za pár měsíců došlo k změnám, nikomu se moc nechtělo do drahé aktualizace a za rok už příručka úplně umřela.

Příklady příruček: Valve a Adecco

Článek na toto téma na stránkách Brandbakers.

Příručka má stále častěji digitální podobu a nebo nejlépe video. Podívat se na pěkné, svižné video je stokrát zajímavější, než si pročítat manuály.

Gamifikace

Některé firmy šly tak daleko, že vyvinuly hry, při jejichž hraní se člověk seznámí s chodem firmy. Siemens používal hru Plantville, aby přiblížil zaměstnancům chod elektrárny.

GE Healthcare měla zase hru Patient Shuflle, která přiblížila fungování nemocnice a Sun Microsystems vyvinul adventure hru, kterou nahradil on-boarding program. Zavedení gamifikace údajně snížilo náklady a zvýšilo angažovanost o 50%.

Více informací na téma gamifikace.

Jazyk a tón komunikace

Určitě vám někdy přišel uvítací e-mail po té, co jste se zaregistrovali do nové internetové služby. Asi vám chodí i nějaké newslettery internetových obchodů, které používáte…

Co mají společné? Většinou je to velmi přátelská, přívětivá, milá komunikace. Ve světě marketingu experti vědí, jak pracovat se zákazníkem, jak s ním mluvit, abychom v něm vyvolali požadované emoce a chování. Více zde.

Perfektně vyladěnou komunikaci má v Čechách například internetový obchod Zoot. Jejich e-maily jsou tak skvěle napsané, že prostě mám chuť je číst.

Věřím, že HR se musí inspirovat ve světě obchodu a marketingu a podle toho nastavit své komunikační metody. Zařadit do slovníku pojmy jako: content marketing, CRM, user experience apod.

Automatizace

workflowProces onboardingu vyžaduje poměrně dost úkonů a komunikace, které musí být správně načasovány. Proto je třeba si celý proces popsat ve formě workflow, co, kdo, kdy, komu, sekvence kroků…

Protože se jedná o proces, který se každý měsíc opakuje, je třeba zajistit maximální efektivitu a automatizaci.

Většina personálních nebo ATS systémů má modul pro onboarding zaměstnanců. Za všechny mohu zmínit Taleo, byť s jeho modulem nemám osobní zkušenost.

Pro inspiraci můžeme opět sáhnout do světa marketingu. Proces, kdy nějaká služba získá nového zákazníka a snaží se ho adaptovat, vtáhnout, se také nazývá onboarding. Používá dost podobné metody: uvítací emaily a videa, webináře, videa, tipy a návody pro užívání služby, blog, dotazník spokojenosti. Více zde.

Existují nejrůznější nástroje pro CRM (customer relationship management) a některé jsou extrémně sofistikované. Pro účely HR, ale mohou posloužit jednoduché nástroje pro automatizaci e-mailové komunikace. Nejznámější je MailChimp, v Čechách mám výbornou zkušenost se službou Clipsan. Obě jsou v základní verzi zdarma.

Tyto programy umožňují nastavování různých e-mailových automatů, které rozesílají zprávy po uplynutí určitého času nebo na základě určité akce.

Myslím, že to skýtá obrovské možnosti v onboardingu. Naprogramuji sekvenci e-mailů, napíši zprávy a pak jen každý měsíc zadám nováčky a spustím. Zpráva týden před nástupem „už se na tebe těšíme“, zpráva v den nástupu „tady jsou linky na důležité dokumenty“, měsíc po nástupu „jak se ti tu líbí, vyplň krátký dotazníček“. O nic se nestarám a proces jede…

Ostatní

Limity onboardingu jsou prakticky neomezené a mnoho věcí se do článku nevešlo. Níže ještě pár postřehů a best practices:

Don’t be afraid to test

Oproti některým jiným HR procesům je onboarding krásně hravý a kreativní. Můžeme vymyslet cokoliv, a když se to nechytí, tak to celkem bezbolestně zrušit.

Peníze za odchod

Svérázný přístup má internetový obchod Zappos, který nabízí každému zaměstnanci na konci čtyř týdenního onboardingového programu prémii 2000 dolarů, pokud sám odejde. Jinými slovy, pokud si nejsi jistý naší kulturou a toho že sem zapadneš, tak vem peníze a raději odejdi. Prý to vezmou dvě až tři procenta nováčků.

Velikost skupiny

Google nabírá kolem 5000 nových zaměstnanců ročně. V průběhu 12ti měsíců sledovali, v jak velkých skupinkách se zaměstnanci nejlépe asimilovali a bylo jim nejlépe. Výsledek je 12.

L’Oreal fit

Adaptační program kosmetického gigantu zahrnuje: Školení a skupinové diskuse, Setkání s klíčovými osobami z firmy, „On the job learning“ podporovaný liniovým managementem, Individuální mentoring ze strany HR, Seznámení se s produkty firmy

HREA 2007

V minulosti se soutěže HREA zúčastnila firma DEK s projektem na adaptci zaměstnanců, jehož hlavním prvkem je dvoudenní akce mimo prostory firmy – seznámení se s obchodním sortimentem firmy, orientace v informačním systému, účast ředitele pobočky, večer veselé teambuildingové hry. Případovka zde.

Facebook: Šesti týdenní „Bootcamp“

Článek o programu.

Další materiály:

http://talent.linkedin.com/blog/index.php/2014/06/what-do-new-hires-want-from-onboarding-infographic

http://www.quora.com/Which-tech-company-has-the-best-new-hire-onboarding-program-and-why

http://boss.blogs.nytimes.com/2013/03/13/getting-employees-off-to-a-good-start/?_php=true&_type=blogs&_php=true&_type=blogs&_php=true&_type=blogs&_r=3

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *