Moderní HR aplikace v akci

Ukážeme si zajímavé HR aplikace, které používají nejlepší firmy ze Silicon Valley: náborový a personální systém, náhrada e-mailu či aplikace pro vzájemné ochytřování zaměstnanců.

Jakkoliv pracuji jako freelancer, mojí základnou se od září stala IT firma STRV, která vyvíjí mobilní aplikace pro americké start-upy. Díky tomu jsem mohl vidět v akci moderní HR aplikace, které stojí za představení.

SLACK

Zejména v IT komunitě je Slack hodně populární. Je to nástroj pro týmovou komunikaci, který v některých firmách (tak jako v STRV) zcela nahradil e-mail. Slack vytvořila firma Tiny Speck, která se zabývala vývojem počítačových her. Vznikl jako vedlejší produkt, když si vývojáři udělali vlastní nástroj pro týmovou komunikaci a sdílení dat.

Asi nejblíže má k firemnímu Twitteru a rychle si našel cestu do mnoha firem jako hlavní komunikační nástroj. Podle jeho autorů jej používá tři čtvrtě Fortune 100 firem a denně registruje 3 miliony uživatelů. Často jej ve firmě začal používat jeden tým a postupně se rozšířil do celé firmy.

Komunikace se odehrává v chatovacích místnostech, takzvaných kanálech – Channels. Ty mohou být veřejné a nebo uzavřené pro členy konkrétního týmu – používáme například uzavřený kanál Recruitment. Jeden kanál je určený pro oficiální firemní informaci a například kanál „Social“ slouží pro osobní informace, jako fotky z dovolené apod.

Komunikaci v kanálech vidí všichni, kteří do něj mají přístup, a hned si mohou přečíst odpověď, nebo vidí, že problém byl vyřešený. To je daleko praktičtější než Reply to All v e-mailu a nekonečná e-mailová vlákna. Pro nováčka je dobré, že nezačíná ve firmě s prázdným Inboxem, ale může si prohlídnout historii komunikace a hned dostane představu, o čem se ve firmě nebo v jeho týmu diskutuje. Stejně jako na Twitteru je možné zvýraznit uživatele jeho nickem a symbolem @, klíčová slova je možné označovat hashtagy.

Druhou možností komunikace je posílání zpráv Direct messages konkrétním uživatelům. Do všech zpráv je možné přidávat přílohy, odkazy a emoji. Uživatelé mohou na zprávy reagovat lajky a emotikony (tzv. reactions). To je docela sympatický způsob, jak dostat zpětnou vazbu na příspěvky, když kolegové lajkují vaší zprávu.

Nad všemi příspěvky je možné full-textově vyhledávat, filtrovat podle klíčových slov nebo filtrovat zprávy konkrétních uživatelů. Ve Slacku si můžete nastavit notifikace na určitá klíčová slova. Zajímavou možností je “Do not disturb” mód, ve kterém jsou notifikace naopak potlačené.

Samozřejmostí je uživatelsky přívětivá mobilní aplikace a možnost integrace stovek dalších aplikací, například Google Drive, Dropxbox nebo Facebook. Osobně jsem velkým příznivcem Slacku a přijde mi jako stokrát lepší nástroj pro komunikaci než e-mail.

FACE MATCH

Nedávno jsem četl, jak v Zapposu mají “The Face Game“. Zaměstnanci se po přihlášení do počítače objeví fotka kolegy a má na výběr z několik jmen. Když zvolí správně, zobrazí se mu krátké bio dotyčného člověka. Je to sympatický způsob jak zajistit, že se lidé lépe poznají.

img_1547

Trošku jednodušší obdobou je mobilní aplikace Face Match by STRV. Napojí se na Slack, stáhne fotky zaměstnanců a člověk může hrát kvíz, ve kterém hádá jména kolegů. Za správné odpovědi sbírá body a vidí své umístění v celkovém žebříčku.

GREENHOUSE

Greenhouse je moderní ATS systém, který využívají top firmy jako Airbnb, Pinterest nebo Evernote. Hodně jsem o něm slyšel a proto jsem byl rád, když jsme ho viděl v STRV nasazený. A jsem nadšený. Jeho velkou silou je integrace s dalšími aplikacemi: plugin pro Chrome umožňuje tahat kandidáty z LinkedIn, i když to není tak jednoduché, jak například Workable. Hodně se mi líbí plugin pro Gmail: píšete si s kandidátem a pak na jeden klik můžete celou konverzaci přesunout do Greenhouse, takže kdykoliv vidíte celou historii komunikace. Integrace s Google kalendářem umožňuje jednoduché bookování schůzek. Pokud je na další kolo interview třeba přizvat více kolegů, Greenhouse zkontroluje jejich kalendáře a navrhne kandidátovi několik volných slotů. Po jejich potvrzení se zabookují v kalendářích.

Správa kandidátů je opravdu perfektní. Vidíte zmiňovanou historii komunikace, můžete si nastavovat upomínky ke kandidátům, například “připomenout za 6 měsíců”, můžete si nastavit automatické alerty, které upozorní, pokud je kandidát v určité fázi náboru už příliš dlouho. Kandidáty je možné filtrovat podle poslední aktivity, díky tomu můžete lehce vyhledat kandidáty, se kterými proběhla poslední komunikace před rokem a je dobré se jim připomenout.

Greenhouse nabízí celou řadu praktických reportů, úpravy a customizace systému jsou celkem jednoduché a intuitivní. Dále nabízí desítky integrací například s BambooHR, sociálními sítěmi, CRM systémem, job boardy, aplikacemi na testování kandidátů a další. Mobilní aplikace umožňuje vyplňovat scorecard přímo v mobilu, nicméně bych uvítal více funkcí.
Podtrženo, sečteno, Greenhouse je nejlepší ATS, co jsem kdy viděl.

BambooHR

Personální a docházkový systém pro menší a střední podniky, který používá například SoundCloud nebo Foursquare. Podobně jako Greenhouse extrémně uživatelsky příjemný a jednoduchý. Už jenom taková vychytávka, že na úvodní stránce systému si sestavíte dashboard, kde vidíte informace, jako kdo má zrovna dovolenou a kdo má narozeniny. Popravdě to jsou myslím dvě nejdůležitější věci, které potřebuje nadřízený vidět. Pracoval jsem s celou řádkou personálních systémů a tak nějak jsem nabyl dojmu, že personálních systémů se evoluce netýká. Že už ze své povahy musí být překombinované, složité a vyžadující minimálně týdenní zaškolení. I když to nemusí být jen chyba dodavatelů. Pokud firmy mají těžké a složité HR procesy, budou mít i takový systém. Naopak tam, kde vítězí lehkost a jednoduchost, stačí sympatická aplikace, kterou dostanete do ruky za 15 minut.

POSLI

Luca vyučuje italštinu, Sunethra učí vařit Curry, Bára organizuje společné běhání, Irina má lekce projektového řízení a Josef lekce breakdance. To je možné díky aplikace Posli [čte se pouzli], pro budování vztahů mezi zaměstnanci a jejich vzájemné ochytřování. Princip je jednoduchý: Já něco umím, ty se to chceš naučit, tak to pojďme dát dohromady.

screenshot-2016-09-21-16-04-21

Při prvním přihlášení do aplikace člověk vyplní, jaké má dovednosti a naopak co by se chtěl naučit. Můžou to být jak technické nebo pracovní dovednosti, tak i zmiňované vaření, sportování, jazyky, pole dancing apod.

V dalším kroku vidí jaké jsou vypsané kurzy a zda o dovednosti, které umí, má zájem někdo jiný. Může se přihlásit na některý z vypsaných kurzů a nebo založit kurz svůj. Kurzy jsou jeden na jednoho, a nebo skupinové.

screen-shot-2016-09-20-at-09-13-48

Osobně mi Posli připadá jako skvělý způsob, jak propojovat lidi ve firmě a pomoci jim naučit se něco nového. Upoutávky na kurzy se zobrazují na LCD obrazovkách ve firmě a člověk ví, co se děje.

screenshot-2016-09-21-16-04-09

Posli používají STRV, Adobe, Uber nebo LEGO.

ORDR

Jedná se o další aplikaci z dílny STRV a de facto supluje firemní jídelnu. Oproti klasickým službám typu DameJídlo staví Ordr na rychlosti a maximální jednoduchosti. Výběr je omezený pouze na jedno jídlo k obědu a jedno k večeři + vegetariánské jídlo. Díky tomu je dovoz garantovaný do 10 až 15 min. Pokud má člověk hlad a nechce se od práce ničím rozptylovat, vezme mobil a jedním klikem si jídlo objedná i zaplatí. Za chvilku je před dveřmi kurýr s jídlem.

Oproti zmiňovaným rozvážkovým službám má Ordr vlastní kuchyň se skladem a depem pro kurýry. Podle Jakuba Plase, CEO Ordru, připraví denně stovky jídel a v současné době hledají nové zázemí, které umožní připravit přes tisíc jídel.

Sympatickým benefitem je v STRV pondělní oběd zdarma. Zaměstnanci napíší na Slack kdo má zájem, pošle se hromadná objednávka a pak si jen přijdou pro jídlo a společně poobědvají.

TRELLO

Nástroj pro projektový management Trello, který se dá skvěle využít pro onboarding, jsem představoval už v jednom z minulých článků. Většina vývojářů si v Trellu řídí projekty a jsou na něj zvyklí, a proto bylo jeho nasazení pro onboarding v STRV jasnou volbou. Nyní ladíme opravdu nabušený onboardingový program.

Screen_Shot_2015-11-15_at_23.21.27-1024x477

PORTADI

Nemá smysl si pořizovat jeden systém, který obsáhne všechny HR procesy. Byl by to takový mastodont, že by ve finále nevyhovoval nikomu. Věřím, že správnou cestou je síť vzájemně integrovaných aplikací, které umožňují vybrat pro daný proces tu nejvhodnější aplikaci. Jediným problémem bývá přeskakování mezi aplikacemi a vytváření mnoha různých uživatelských účtů. To dobře řeší aplikace Portadi, která funguje jako správce hesel a zároveň rozcestník do všech používaných aplikací.